Funksjonell gapanalyse

Gap-analyse beskriver forskjeller mellom nødvendige og aktuelle systemer. Du kan bruke den til å analysere både datasystemer og andre forretningsfunksjoner. Funksjonell gapanalyse karakteriserer forskjellene mellom hva et system kan gjøre og hva det skal gjøre. Funksjonell gapanalyse ser på hull i ulike typer funksjoner og avgjør om hullene er kritiske eller om brukerne av systemet kan huse dem. For ikke-kritiske hull gir analysen løsninger som innebærer endringer i systemkonfigurasjon eller brukerpraksis.

Identifikasjon

Gap-analyse starter med identifisering av hull. I små bedrifter er regnskapet ofte ineffektivt, så du vil kanskje analysere den funksjonen. For å finne funksjonshull må du tydelig beskrive hvilke funksjoner du trenger. En slik beskrivelse inneholder en liste over funksjoner og parametere som kjøretid, nøyaktighet og mulige innganger. Du må beskrive hvordan du forventer at systemet skal fungere og hvilke utganger du trenger. Når disse faktorene er klare, kan du sammenligne dem med systemet i bruk eller systemet du foreslår å kjøpe. Forskjellene er hullene.

metodikk

Metoden for å analysere hullene ser på størrelsen eller betydningen av gapet og retningen. Du leter etter hull der det nye systemet fungerer er dårligere enn det du trenger. Du er bare interessert i negative hull, for hvis retningen er positiv, overstiger det nye systemet kravene. Størrelsen på de negative hullene er viktig. Ideelt sett kan du uttrykke det når det gjelder en av parametrene du kan måle. Det nye systemet kan være 20 prosent tregere eller kan ikke akseptere et inngangsformat du vanligvis bruker. Spaltanalysen beskriver disse negative hullene og uttrykker deres betydning når det gjelder parametere eller kapasitet.

Remediation

Når du vet hva hullene er og deres betydning, prøver du å finne måter det nye systemet kan tilfredsstille dine krav. Hvis du analyserer regnskap og har funnet hull, kan det nye systemet fortsatt være en forbedring, og du vil kanskje bruke den. Noen ganger kan det nye systemet ta imot plug-ins eller moduler som legger til funksjonalitet, og noen ganger kan leverandørene sette opp systemet annerledes for å dekke dine behov. Du kan ofte ignorere små hull, og du kan kanskje akseptere noen andre avvik. Til slutt kan du avgjøre om endringer i dine krav som er akseptable for deg, vil gjøre at systemet samsvarer med de nye behovene.

Koste

Når et system har hull som krever endringer, er det ekstra kostnader knyttet til bruken av systemet. Løsningsdelen av gapanalysen har identifisert disse endringene, og du må sjekke om det er fornuftig å fortsette med det nye systemet. Kostnadsanalysen sammenligner kostnaden for å gjøre endringene til å bruke et annet system. Før du kan utføre sammenligningen, må du utføre en funksjonell gapanalyse på det alternative systemet for å sikre at det samsvarer med dine behov. Du kan da sammenligne kostnader.

Små bedrifter mangler noen ganger effektiv prosjektstyring, men har visse prosedyrer på plass. En funksjonell gapanalyse lar deg sammenligne alternativer, fastsette kostnadene for å endre og identifisere hvilke forbedringer du kan forvente.

Løsning

Kostnadssammenligningsdelen av gapanalysen gir deg to eller flere alternativer med en kostnadsstruktur for å velge hver enkelt. Når du har valgt ditt valg, kan implementeringen av løsningen stole på gapanalysen for å håndtere de nødvendige endringene og kostnadene. Funksjonell gapanalyse hjelper med prosjektledelsen og reduserer prosjektrisikoen.