Mål for Business Communication

Som småbedriftseier er det fristende å se dagens kommunikasjonsforhold som uhyggelig. Beviset er overalt; folk rush gjennom sine daglige liv, raskt kaster gjennom deres tekstmeldinger, e-post og post til å se om de har glemt noe så presserende, så kritisk at verden kan kollapse hvis de ikke svarer på den teksten eller telefonsvareren akkurat nå .

Alt dette spredte rushing om som en kylling uten et hode gir deg mulighet til å skille seg ut blant dine ansatte, kunder, leverandører, selgere og eksterne medarbeidere, som en som er mer profesjonell om kommunikasjon. Du er en profesjonell kommunikator. Du kan gjøre et stilig inntrykk på alle du møter, fordi du er villig til å senke tempoet. Du er smart nok til å vite at ditt gode navn, merkevare, bilde og omdømme er avhengig av å være en god kommunikator, så du bestemmer deg for å forbedre målene dine for forretningskommunikasjon.

Så mye som du allerede vet om kommunikasjon, vet du også at du vil ha en klar fordel over dine konkurrenter ved å sørge for at du:

Bor opp den grunnleggende kommunikasjonsprosessen.
Vurder noen nyttige definisjoner av virksomheten kommunikasjon. Ta tak i de fortalte egenskapene til forretningsforbindelser. Se målene for forretningskommunikasjon.

Børst opp på kommunikasjon

For nå, prøv å ikke tenke på talepostmeldingene du har igjen på noens maskin eller e-postene du har sendt som ikke klarte å få svar. Selv om disse er absolutt former for kommunikasjon, er de en måte. De fleste former for kommunikasjon er toveisutvekslinger. På denne måten følger "generell" kommunikasjon og næringskommunikasjon noen lignende trinn:

Avsenderen oppfattes av en ide.
Avsenderen bestemmer seg for å uttrykke ideen i ord - en prosesskommunikasjonsspesialist kaller "koding".
Avsenderen velger et medium (telefonen, en e-post, en tekstmelding) for å sende ideen. * Avsenderen sender meldingen.
Mottakeren mottar og deciphers (dekoder) meldingen.
Mottakeren tilbyr tilbakemelding.

Definer forretningskommunikasjon

Det kan bidra til å størkne din forståelse med en definisjon, så sett en fra Business Dictionary. Det definerer kommunikasjon som en:

"Toveis prosess for å nå gjensidig forståelse, hvor deltakerne ikke bare utveksler (koder-dekoder) informasjon, nyheter, ideer og følelser, men også skaper og deler mening."

"Generell" kommunikasjon skiller seg fra forretningskommunikasjon, på grunn av konteksten der utvekslingen foregår - med andre ord i en forretningsinnstilling. Dette er en av de nyttige tider som mange definisjoner av forretningsforbindelse eksisterer, slik at du kan koble sammen elementer som du ser hensiktsmessig.

En definisjon har stått tidstesten, skrevet av Lawrence David Brennan i sin 1960-bok, "Business Communication." Legg merke til hvordan det understreker innstillingen:

"Forretningskommunikasjon er uttrykket, kanalisering, mottak og veksling av ideer i handel og industri. ”

Forretningsordboken har utvidet seg på denne definisjonen ved å si at forretningskommunikasjon er:

"Deling av informasjon mellom personer i et foretak som utføres for den kommersielle benefi_t av organisasjonen. I tillegg kan forretningskommunikasjon også referere til hvordan et selskap deler informasjon for å fremme produkt eller tjenester til potensielle forbrukere. ”

Resultatet er at forretningskommunikasjon kan ta to former: intern og ekstern. Så, noe av kommunikasjonen du deler, er beregnet for verden der ute, og noen av kommunikasjonen du deler, er beregnet på ditt interne publikum, noe som betyr at dine ansatte og andre kolleger. Tenk på intern kommunikasjon som konfidensiell eller proprietær informasjon.

Det er usannsynlig at du vil begrense informasjonsflyten omvendt. Med andre ord er det usannsynlig at du vil være i stand til å dele informasjon med et eksternt publikum mens du holder det (eller prøver å beholde det) fra dine interne publikummedlemmer. De må holdes i løkken. Som Business Communication setter det:

"Forretningskommunikasjon er viktig for å utføre ledelsesfunksjoner og for å sikre organisatorisk suksess."

Fokuser på fortellingsegenskapene

På dette tidspunktet kan det begynne å gryte på deg at litt mer enn innstillingen kunne sette forretningskommunikasjon bortsett fra den "generelle" kommunikasjonen som foregår i din verden. Så hvis du noen gang har lurt på, "Bare hva er kjennetegnene til virksomheten kommunikasjon?" Se etter noen av følgende kvaliteter. De kan ikke være til stede i hver kommunikasjon du sender eller mottar. Men siden forretningskommunikasjon er også målrettet, er det sjansen for at bestemte egenskaper vil overflate gang på gang. Bedriftskommunikasjon er:

Saklig. God forretningskommunikasjon er faktisk. Ingenting kan synke en bedrifts omdømme raskere enn å rapportere unøyaktig statistikk, halv sannheter og overdrevne krav. I dag sjekker folk informasjon for nøyaktighet, og teknologi gjør det relativt enkelt for dem å gjøre det. Et virksomhets salgs- og salgsfremmende materiale gir det noe å skryte av og skryte - så lenge kravene kan støttes og valideres. * Klar. God forretningskommunikasjon er fri for vage, tvetydige uttalelser . Mottakeren av en melding skal aldri lure på hva en melding handler om. "Klar kommunikasjon er" hjulpet sammen "ved å bruke enkle ord, snarere enn komplekse ord og ved å bruke direkte, deklarative setninger. Mange mennesker synes det er lettere å følge informasjon når de presenteres i punktum eller når de er ledsaget av diagrammer eller diagrammer. Disse elementene forbedrer også klarheten.
Praktisk. God forretningskommunikasjon er nyttig og nødvendig. Hvorvidt kommunikasjonen er i form av et bedriftsnettsted, en brosjyre eller en pressemelding, bør det være en begrunnelse som støtter hvorfor kommunikasjonen eksisterer og hvordan folk kan dra nytte av kommunikasjonen.
Ofte overbevisende. God forretningskommunikasjon søker å flytte noen i den interne eller eksterne gruppen for å gjøre noe. (Og hvis det er klart, bør det være tydelig hva det "noe" er.) Noen bedriftseiere gjør feilen med å se på kraften til subliminale meldinger i deres kommunikasjon. For eksempel, å legge inn interne firmajubileumshilsener og utpeke en "ansatt i måneden" tar tid og krefter. Men den implisitte overbevisende meldingen bør være åpenbar for oppfatningsfulle medarbeidere: "Dette er et selskap som bryr seg, så gjør din del og bryr deg om selskapet."
Strategisk. God forretningskommunikasjon er planlagt, organisert og utført slik at den oppnår sitt spesielle mål.

Se målene for Business Communication

Som du kanskje mistenker, kan disse målene være like varierte som medarbeiderne dine. Faktisk, når du ser deg rundt på kontoret, kan typer virksomheten kommunikasjon som flyter internt gjenspeile form, funksjon eller personlighet i dine ulike avdelinger. Noen av målene for forretningskommunikasjon er:

Deling av informasjon, som kan utgjøre flertallet av forretningsforbindelsen du sender både internt og eksternt. Slike opplysninger kan være rettidige, for eksempel salgsrapporter og resultatene av kundetilfredshetsundersøkelser. Noen av det kan være følsomt, for eksempel inntektsrapporter. Og noe av det kan være merket "konfidensielt" og begrenset til bare bestemte personer, som for eksempel en strategisk endring i retning blant en av dine konkurrenter. De primære målene for denne typen kommunikasjon er å utdanne og opplyse. * Overtalelse, som mange enkelt kan forholde seg til salgs-, reklame- og markedsføringsmateriell. Når disse typer overbevisende innsats er godt utformet, blir mottakerne flyttet og til og med ivrige etter å handle på meldingen. Men "sikkerhet" som fremmer bedriftens produkter eller tjenester, representerer bare noen av de overbevisende forretningskommunikasjonene du kan finesse som småbedriftseier. Plassering av en stædig leverandør eller leverandør kan til en viss tid kreve en overbevisende appell. Å forsøke å vinne en soneringsvariant for virksomheten din, kan kreve flere overbevisende innsats for lokale og regionale tjenestemenn. Og ikke glem dine ansatte, som på et tidspunkt kan stille spørsmål om visdom til en ny selskapspolitikk eller -prosedyre. En overbevisende e-post fra deg kan være akkurat det de trenger for å sette dem rett.
Vurdere ytelse og gi tilbakemelding, som mange småbedriftseiere ville være enige om, er en ferdighet de utvikler over tid. Tross alt er ingen en født vurderer av menneskelig ytelse og potensial. Denne form for forretningskommunikasjon er vanligvis ivrig forventet av ansatte, spesielt hvis den er knyttet til lønnsøkning. Siden vurderinger er en måte at en bedriftseier forblir ansvarlig overfor sine ansatte, holder kunnskapsrike eieren på plan og sikrer at han har et praktisk system for å vurdere ansattes ytelse.
Motivating, som kan lede spekteret fra et takknemåte sendt til alle ansatte til en kunngjøring av en salgskonkurranse knyttet til en ekstravagant premie. Ingen kjenner dine ansatte bedre enn du gjør, så det følger at ingen vet bedre hvordan man motiverer dem til å holde orden på eller forbedre kaliberen til arbeidet de produserer. Et annet mål med motivasjonskommunikasjon er å fremme kamratskapet på arbeidsplassen, noe som ofte gir lojalitet.
Å gi råd, som du kanskje synes å være en av de mest givende delene av din rolle som en bedriftseier. Formentlig ser ansatte dine opp til deg og er avhengig av deg for lederskap - for å fortelle dem ikke bare hva du skal gjøre, men hvordan du gjør det bedre. Som en form for forretningskommunikasjon kan rådgivning rettes til individ eller gruppe, avhengig av omstendighetene. Utformet gjennomtenkt og med nyttige eksempler for å illustrere poengene dine, kan disse kommunene bli verdsatte ressurser for ansatte. Tilbyr forslag, meninger og ideer, som kan strømme på to måter, fra deg til dine ansatte eller fra dem til deg. Avhengig av strukturen i virksomheten din, kan du også ha mellomledere som du er avhengig av for å holde denne strømmen igang. Forslag, meninger og ideer kan holde godt løfte om å forbedre en bedrift på utallige måter - så lenge egoer, rivalisering og konkurransedyktige jalousier ikke forstyrrer. Dessuten tar det forpliktelse fra en trygg og åpent bedriftseiere å holde denne typen kommunikasjon i gang. I de tidlige tidene lover mange småbedriftseiere å opprettholde en "åpen dørpolitikk" for forslag, meninger og ideer. Men så slutter de med å presse tidenes tid og utelukkende kutte av denne verdifulle ressursen. Anbefaler instruksjon eller jobbrelatert trening, som du kan utføre eller outsource til en tredjepart. Uansett kan denne form for forretningskommunikasjon også inneholde et overbevisningselement, spesielt hvis du mistenker at ansatte kan motstå anbefalingen. Dine ansatte kan overraske deg: Vanligvis vil de sette pris på muligheten til å utvide sin kunnskap og forbedre sine ferdigheter samtidig som de forbedrer deres verdi for deg. Instruksjon og opplæring krever ofte to bølger av kommunikasjon: den første til å kunngjøre opplæringen; den andre til å gi støtteinformasjon, for eksempel referansematerialer.

Som med andre elementer i din småbedrift, er du nødt til å forbedre dine forretningskommunikasjonsferdigheter med praksis. Så, hvis du tenkte på å ansette en "direktør for første inntrykk?" Ikke bry deg. Kommunene dine burde gjøre det riktige inntrykket som vil skille deg fra den distrahert mengden som er rundt deg.