Hva er en sentralisert konto betales?

Noen små selskaper med flere steder betaler leverandører, leverandører og tjenesteleverandører fra hvert sted. Når det skjer, dupliserer bedrifter ofte innsats og funksjoner. Bedrifter som sentraliserer håndtering og behandling av disse utbetalingene sparer ofte tid og penger gjennom økt produktivitet og effektivitet. Revisorer og konsulenter refererer til denne praksisen som sentralisert leverandørgjeld.

Betalingspliktig definert

Et selskap genererer betalinger når en leverandør eller leverandør tillater det å kjøpe produkter eller tjenester på vilkår i stedet for å betale ved levering. Disse vilkårene kalles også handelskreditt eller leverandørfinansiering. Når en leverandør sender en faktura eller regning til en bedrift, logger forretningsboksen denne regningen inn i regnskapssystemet som en kostnad ved mottak. Kostnaden vises da i resultatregnskapet for perioden. Opptaket av regningen uten betaling går også inn som en leverandørgjeld, en gjeldende forpliktelse, på virksomhetens balanse.

Sentralisert system

Et sentralisert leverandørgjeldssystem samler alle betalbarhetsfunksjonene sammen på ett sentralisert sted med en bemanningsgruppe. Personalet utfører funksjoner som faktura eller faktura kvittering, innkjøpsordre samling, handel kreditt godkjenninger og avtale sporing, og faktura betaling behandling. Sentraliserte kontoforpliktelser stammer fra gjeldsinnbetalinger, spores og betales ut av et sentralisert system.

Ikke-sentraliserte regnskapsbetalinger

Når datterselskaper eller forretningsenheter har lignende navn og ulike steder, kan leverandører ha problemer med å bestemme hvor man skal sende en faktura for betaling. Hvis en leverandør tjener flere steder, øker problemene rundt betalingen. Leverandøren må kanskje sende en egen faktura til hvert sted og avvente betaling fra samme primære selskap, men i flere transaksjoner, skape forvirring og økende kostnader på begge sider av transaksjonen. Når flere steder betaler regninger, må alle de som er involvert i behandlingen av betalingen, få riktig opplæring for å forstå og overholde selskapets retningslinjer for behandling av betalingsgjeld.

Fordeler

Ifølge en undersøkelse utført av Ideal AP, har en leverandør av programvare for betalingskunder, selskaper som etablerer sentralisert betalbar virksomhet, en prosesskostnad på regning som er mer enn $ 2, 00 mindre enn et desentralisert system. I tillegg behandler selskaper med sentraliserte kontokort, mer enn 2000 flere regninger per fulltid tilsvarende over et desentralisert system. Begge tallene gjenspeiler det høyeste produktivitetsnivået, effektiviteten og automatiseringen som eksisterer med sentraliserte kontouditorer. For eksempel bruker flere bedrifter en form for elektronisk faktura betaling eller elektroniske overføringer når man betaler sentraliserte kreditter til kontoer enn når de ikke gjør det.