Hva er en utgiftssyklus?

Utgiftssyklusen følger et kjøp fra beslutningen om å kjøpe gjennom den endelige betalingen. Shoppere bruker utgiftssyklusen hver gang de foretar et kjøp: De bestemmer at de må kjøpe produkt og sammenligne priser og leverandører; Deretter foretar de et kjøp og velger en betalingsmåte. Et selskaps utgiftssyklus har vanligvis flere skritt og involverer en rekke personer og avdelinger.

Innkjøpsbeslutninger

Bedrifter trenger materialer og forsyninger for å produsere varer og tjenester. En individuell forespørsel eller bedriftsagent undersøker produkter, sammenligner priser og bestemmer riktig produkt eller tjeneste. I et lite selskap kan bedriftseieren gjøre den avgjørelsen. Noen store selskaper har innkjøpsavdelings datasystemer som ber om materielle kjøp etter behov. Den enkelte forespørgeren eller bedriftsagenten kan fylle ut en intern innkjøpsordre for godkjenning.

Bestillingsmateriale

Prising av varer og tjenester er neste trinn i syklusen. Vilkår og betingelser, leveringstider og returpolitikk er andre faktorer som påvirker en ordre. Bedriftsagenten plasserer bestillingen med leverandøren, fyller ut riktig papir eller fullfører bestillingen online. Bedrifter kan bruke en manuell eller datamaskin sporing system for å følge et kjøp fra bestilling til endelig levering.

Mottaksmateriell

Når selskapet mottar de bestilte materialene, vurderer innkjøpsagenten fakturaene eller pakningsvedleggene for nøyaktighet. Han bemerker eventuelle uoverensstemmelser og følger selskapets prosedyrer for å behandle ethvert produkt som er skadet eller mottatt ved en feil. Han dokumenterer uoverensstemmelser for kreditter og retur. Mottakeren sender melding om kvittering og annen dokumentasjon til regnskapspersonalet og andre som er involvert i prosessen.

Lager og lagring

Når materialene er mottatt, er de riktig oppfunnet. Avhengig av elementene og behovet, kan materialene sendes umiddelbart til den forespørgende agent eller brukes i produksjon. Overflødig materiale kan lagres på stedet eller sendes til et lager. Materialer må lagres og festes forsvarlig for å unngå tap eller forringelse.

innbetaling

Et selskap fullfører utgiftssyklusen ved å betale for materialene. Det kan betale med kontanter, sjekk, kredittkort, bankoverføringer eller kredittkort. Betalinger kan inneholde kreditter for skadede materialer og ufullstendige bestillinger eller rabatter for tidlig betaling.