Ulempene ved å ikke ha segregerte plikter innenfor regnskapsavdelingen

Segregering eller adskillelse av regnskapsoppgaver betyr å dele oppgavene slik at ulike personer håndterer transaksjonsbehandling, dataregistrering, utarbeidelse av regnskap og revisjon. Å stole på en person til å håndtere alle regnskapsfunksjonene kan føre til dårlige interne kontroller, regnskapsbedrageri og misbruk av selskapets eiendeler.

Interne kontroller

En liten bedrift, for eksempel en restaurant eller en medisinsk praksis, kan ikke ha en regnskapsavdeling med dusinvis av ansatte. Hvis du imidlertid gjør kontoransvarlig eller bokholderen alene ansvarlig for regnskapet, kan det føre til feil i å få tak i datainntak - for eksempel å angi feil salgsmengde - eller mer alvorlige feil - for eksempel å glemme å registrere en transaksjon eller ikke betale regningene på tid. I en april 2009 artikkel publisert av Institutt for internrevisorer, skrev bedriftsrevisorsjef Nick Stone at småbedriftseiere burde være involvert. De kunne for eksempel se gjennom månedlige kontoutskrifter og periodisk fylle ut for bokholderen. Disse punktkontrollene kan fungere som en gjennomgangsmekanisme for å oppdage uvanlige oppføringer og trender.

Svindel Deteksjon

Utilstrekkelig oppdeling av arbeidsoppgaver kan vanskeliggjøre svindeloppdaging. Eksempler på svindel inkluderer å ta imot kontanter fra kunder uten å registrere transaksjonen i selskapets bøker, bevisst underrapportering av salgstransaksjoner eller overrapportering til leverandører, feilplassering av fakturaer og kvitteringer, gjengivelse av gjeld i ikke-balansekontoer og innlevering av villedende opplysninger til revisorer og skattemyndigheter. I en artikkel publisert av Small Business Resource Network foreslår sertifisert offentlig regnskapsfører Eve E. Brown at oppdeling av oppgaver gir minst en person i regnskapsprosessen detektering og rapportering av svindel. Stone skriver at det grunnleggende prinsippet om segregering er at ingen ansatt eller gruppe av ansatte burde være i stand til både å begå og skjule svindel i det normale arbeidet.

Asset Misappropriation

Misbruk av eiendeler kan også skyldes utilstrekkelig oppdeling av regnskapsfunksjoner. Disse risikoene blir dersom en person har ansvaret for å håndtere eiendeler, registrerer transaksjoner i selskapets hovedbok og vurderer saldoen ved utgangen av en regnskapsperiode. Eksempler er cash skimming, som kan innebære uriktig bruk av kontanter mottatt gjennom posten og sjekke manipulering, og falske lønnsordninger, for eksempel kontantbetalinger til ikke-eksisterende ansatte.

betraktninger

Segregerende regnskapsoppgaver kommer ikke til å eliminere feil og svindel, men det kan bidra til å redusere dem. De store regnskapskandalene fra slutten av 1990-tallet og 2000-tallet har ofte involvert børsnoterte selskaper som måtte gi full finansiell informasjon til flere reguleringsorganer. Bestikkelser, interessekonflikter og andre korrupsjonsrisikoer vil forbli selv med segregert regnskap. Stone antyder at disse korrupsjonsrisikoen krever høyere kontroller, slik som styringspolitikk og retningslinjer for interessekonflikter.