Ulemper ved bruk av regnskapsprogramvare

Nesten hver artikkel eller rapport du leser i dag snakker om fordelene og noen ganger nødvendigheten av bedriftseiere å innlemme teknologi i alle aspekter av deres virksomhet. Men en programvarepakke er ikke nødvendigvis den beste ideen for enhver liten bedrift. Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller eier en liten bedrift, bør du vurdere ulempen for å utnytte regnskapsmessig programvare, samt fordelene som er oppnådd.

Koste

Selv om noen småbedriftsregnskapspakker er rimelig, er kostnaden for programvaren ikke den eneste kostnaden ved å bruke programvaren. Regnskapsprogramvare krever minimumsstandarder for bruk av datamaskiner med hensyn til RAM, prosessorhastighet og harddiskminne. Å gjøre en sikkerhetskopi av regnskapsdataene dine kan også kreve mer lagringsplass enn et Excel-regneark, som enkelt kopieres til en flash-stasjon. Teknisk støtte til programvaren kan koste ekstra, og du kan pådra deg årlige lisensavgifter for å motta oppgraderinger. Hvis du ikke er dyktig i programvareinstallasjon eller regnskapsoppsett, kan du også pådra seg kostnadene ved å ansette en konsulent for å utføre disse oppgavene for deg.

Vanskelighet

Noen regnskapsprogramvarepakker er utviklet spesielt for ikke-regnskapsførere, men du vil fortsatt oppleve en læringskurve når du konverterer til hvilken som helst programvarepakke. Hvis du aldri har brukt regnskapsmessig programvare før, kan du lære regnskapsbetingelsene, layoutene og bestemme et riktig oppsett, være vanskeligere enn fordelene som kommer fra å bruke programvaren. Å drive egen virksomhet kommer allerede med nok stress og forverring. Du bør ikke legge til stress for å lære regnskapsprogramvare til blandingen med mindre det er absolutt nødvendig eller gevinsten fra å bruke programvaren oppveier tapene.

Tid

Behandlingskostnader og fakturaer i regnskapsmessig programvare vil vanligvis ta mer tid enn å bare logge utgiften på en ledgerpute eller regnearkprogramvare og skape håndskrevne fakturaer eller regnearkbaserte fakturaer. Hvis du bruker datamaskinen ikke er en stor del av din daglige rutine, kan tiden som kreves for å behandle grunnleggende daglige økonomiske data, oppveie eventuelle gevinster fra programvaren.

Vedlikehold

Vedlikehold av regnskapsprogrammer inkluderer ikke bare oppgraderinger til regnskapspakken, men også vedlikehold og oppgradering av alt nødvendig utstyr for å utnytte regnskapsprogramvaren, da nye versjoner kan kreve oppgradert utstyr. Det utstyret inkluderer ofte din PC eller bærbar PC, skjerm, skriver, Internett-tilkobling og modem, backup-stasjon og operativsystem. Hvis du ikke ønsker å bruke tid og penger for å holde utstyret ditt i samsvar med regnskapsprogramvaren, er det best å holde seg til regneark eller storbokregnskap.