Hvilke elementer må inkluderes i dokumentasjon av en ansatt for oppsigelse?

Uten grundig dokumentasjon kan et selskap få bordene slått på seg selv av en misfornøyd tidligere ansatt det er lovlig og forsvarlig avsluttet. Resultatet kan være en kostbar prosedyreopplevelse. Objektiv dokumentasjon av hendelser, dårlig ytelse og samtaler med en ansatt kan bidra til å etablere troverdighet og støtte dine krav når det kommer tid til å avslutte en arbeidstaker.

datoer

Når det skjer en hendelse eller en samtale mellom deg og en problemansatt, er det viktig å dokumentere datoen da den oppstod. Inkludert datoene for slikt kan hjelpe deg med å isolere hver hendelse og etablere eventuelle mønstre du oppdager når du utarbeider dokumentasjonen for en ansattes oppsigelse. Dokumentasjon av hendelser vil også vise at beslutningen om å si opp en ansatt ikke skjedde uten en oversikt over tidligere hendelser.

brudd

I en artikkel for Society Human Resource Management skriver H. Ann Liroff at du bør dokumentere alle brudd på arbeidstakeren i en ansattes personellfil som de oppstår. Krenkelser bør stemme overens med selskapets retningslinjer og prosedyrerhåndbok og kan omfatte dårlig ytelse, kontraktbrudd, ulovlige handlinger, uetisk oppførsel, lav produktivitet, fravær, tardiness, insubordination, usikre rutiner og forstyrrende oppførsel. Når du dokumenterer et brudd, bør du eventuelt inkludere språk som den ansatte brukte, hvordan hendelsen påvirket medarbeiderens plikter og hvordan det påvirket avdelingen eller firmaet som helhet. Bruk notatene du skrev i en ansattes personellfil for å lage en liste over brudd og deres datoer i avslutningsdokumenter.

Samtaler og evalueringer

Når du dokumenterer et brudd, ta med notater om handlingene du tok eller samtaler du hadde med den ansatte. Detaljert samtaler du hadde med arbeidstaker angående ytelsesmangler, deres konsekvenser, samt realistiske retningslinjer og tidsfrister du satte for forbedring. Slike notater bidrar til å håndheve begrunnede disiplinære tiltak eller en oppsigelse. Å gjøre en medarbeider oppmerksom på slik dokumentasjon gjør henne også oppmerksom på negative konsekvenser.

evalueringer

I tillegg til samtaler, dokumenterte medarbeider evalueringer utført, møter som fant sted for å vurdere en ansattes fremgang mot etablerte mål og medarbeiderens deltakelse gjennom hele prosessen. Det er en god ide å utstede advarsler skriftlig og få problemet medarbeider å signere et dokument som bekrefter kvitteringen av dokumentet. Denne bekreftelsen kan bidra til at arbeidstakeren mottok en advarsel og ble gjort kjent med mulige konsekvenser. Inkluder informasjon om samtaler, evalueringer og advarsler i et ansattes terminasjonsdokument.

Dissiplinære tiltak

Vær alltid oppmerksom på disiplinære tiltak overlevert til en ansatt i personaldata og oppsigelsesdokumenter. Dissiplinære tiltak kan inkludere en demotion, prøvetaking eller suspensjon. Ta med resultatet av eventuelle disiplinære tiltak i notatene dine.