Hva er de beste måtene å gjøre et tidsbudsjett?

Småbedriftseiere serverer ofte mange funksjoner i sine selskaper, blant annet fungerende administrerende direktør, markedsføringsleder, selger og produksjonsarbeider. Ledere kan jobbe lenge og føle seg fortsatt som om de ikke har nok tid til å få alt gjort. Tidshåndtering er en viktig ferdighet som gjør det mulig for småbedriftseiere å prioritere og fokusere på hvilken tid de har på de mest presserende problemene.

Tidsbasert begrunnelse

"Tidsbudsjett" beskriver aktiviteter som tar sikte på å bestemme hvilken oppgave som er viktigst og sørg for å tilbringe nok tid til disse aktivitetene. I likhet med et finansielt budsjett, som innebærer å lage en liste over inntekter og utgifter for å kontrollere finansielle utgifter, innebærer et tidsbudsjett oppføring av daglige aktiviteter for å prioritere tidsutgifter.

Time Management Grid

Et tidsstyringsnett er et verktøy som ledere kan bruke til å identifisere viktige aktiviteter og budsjett tid tilsvarende. Et tidsstyringsnett består av fire lister som er lagt ut i en to-til-to-matrise: lister over aktiviteter som er presserende og viktige; aktiviteter som er viktige, men ikke haster; ting som ikke er viktige, men som tjener som forstyrrelser; og ting som ikke er akutte eller viktige. Problemer som er både akutte og viktige bør behandles umiddelbart, mens aktiviteter som er viktige, men ikke presserende, kan skrives inn i en tidsplan for å jobbe videre med senere. Det bør treffes tiltak for å begrense distraksjoner, og arbeidstiden skal ikke være viet til ting som ikke er viktige eller uhensiktsmessige.

Daglig tidsbudsjett

En av de enkleste og mest effektive måtene å håndtere tid på er å skape et daglig tidsbudsjett. På slutten av dagen avslører listen over aktiviteter hvor tiden er brukt og hvilke aktiviteter som ble oversett. Informasjonen kan brukes til å utarbeide en dagsplanlegger som bedre prioriterer tidsbruk. Hvis et daglig budsjett avslører at en leder bruker 30 minutter om dagen med sosiale nettverk og en time om dagen skriver e-post, kan han innse at han bruker for mye tid på ting som er av liten verdi og kan lage en Samordnet innsats for å kutte ned på disse aktivitetene.

Ukentlig tidsbudsjett

Å holde oversikt over tidsbruk for en hel uke kan gi visse innsikt som et daglig tidsbudsjett ikke kan. For eksempel kan en leder være svært produktiv tidlig i uken, men har en vane med å bruke for mye tid til uproductive aktiviteter sent på uken. Å lage en ukentlig tidsplan kan hjelpe ledere tilbringe en passende tid til viktige aktiviteter hver dag.