Hvordan skrive et teoretisk rammeverk for kundetilfredshet

Kundeservice kan være mer om å bruke gode manerer og instinkter enn noe du kan presentere i en treningsguide. For å opprettholde konsistens med kundeservice og koordinere svar på kundens krav utenfor kundene, kan det utvikles et teoretisk rammeverk for kundetilfredshet. Ethvert medlem av personalet vil føle seg bedre i stand til å svare på selv de mest uvanlige kundenes krav.

Produkt returnerer

Det kan være mange årsaker til hvorfor en kunde kan være misfornøyd med et bestemt produkt. Til tross for at slik misnøye er en av de viktigste kundeklager, mangler mange bedrifter å ha en politikk for å konsekvent håndtere det. Å holde ting enkelt er nøkkelen til å utvikle et godt teoretisk rammeverk for håndtering av avkastning. Enhver form for grunn skal oppfylles med lignende svar. Hvis en kunde ikke er fornøyd med et produkt, kan du gi pengene tilbake, gi full kreditt for å prøve et annet produkt, eller bare be om unnskyldning. Ikke vær redd for å få en uskrevet pengene tilbake garanti.

Tjeneste relaterte problemer

Noen av de vanskeligste kundeserviceproblemene som skal håndteres, kommer fra ineffektiv kommunikasjon eller mangel på klarhet i samtalen. I en verden der vi oppfordres til å håndtere våre egne problemer, er det ofte mer fordelaktig å ta med en annen person til å løse et problem. En "han sa, sa hun" situasjonen trenger ikke å bli personlig når en leder kommer til hjelp. Opprett rammeverket for å involvere en annen person for å komme forbi disse anstrengte hendelsene og hold kundeservice omdømme intakt. Det er lettere for noen andre å fortelle kunden at han har rett, selv når alle parter har en ide om at dette ikke er tilfelle.

Betalingsproblemer

Det er mange problemer som kan dukke opp i betalingsprosessen, så det er best å forenkle svaret. Et kredittkort som avtar, kan enkelt være et problem med din terminal eller maskin. Mange andre betalingsproblemer trenger en enkel unnskyldning som svar. Utvikle et rammeverk som dekker noen av de verste scenariene og ikke frykte. Vær oppmerksom på at overbelastninger kan virke uskyldige og enkle å rette for ansatte, men spørsmålet med tillit til virksomheten din er verdt mer enn et $ 5 gavekort du kan tilby for trøbbelene, noe som kan bringe glede til en kunde som hadde følt utnyttet.

Et rammeverk for problemer utenfor boksen

Ikke alle problemer kan kategoriseres med enkle løsninger som kan lagre dagen. Det er problemene som ikke har noen klare løsninger som ofte kan være enklere å løse ved å ha et rammeverk for kundeservice på plass. Hvis ansatte vet hvor langt du er villig til å gå med typiske kundeklager, er det bare grunnlaget for å løse problemer som ikke er en del av listen. Når ditt teoretiske rammeverk innebærer at kunden alltid har rett, trenger ingen å stresse over detaljer for å finne ut at en full refusjon kan tilbys som en løsning hvis en ansatt ønsker å gjøre det som er riktig.