Hvordan skrive et arbeidsomfang utført

Omfangskryp er nemesis av mange prosjektledere og hvis ikke riktig styrt kan ødelegge et prosjekt. Endring av prosjektets forventninger til å møte endrede interessenters forventninger eller legge til funksjoner i en allerede godkjent prosjektering påvirker prosjektets tidslinje, budsjettallokeringer og ressurser. Et godt skrevet arbeidsdokument som gir klart arbeidsprodukt og forventet tidslinje, er en måte å hindre at omfanget kryper opp. Det er imidlertid viktig å vite hvordan man skriver et effektivt omfang av arbeid for å holde tvetydighet fra å gjøre dokumentet meningsløst.

Funksjon og hensikt

Arbeidsomfang fungerer mye som en kontrakt for forretningstjenester. Selv om det ikke er juridisk bindende, er SOW en formell avtale mellom et prosjekts interessenter - de som har interesse for utfallet av prosjektet - og prosjektleder eller annen myndighetsfigur. SOW setter tidligere forhandlet og avtalt prosjektkrav, inkludert prosjektmilestene, leveranser og rapporteringsprosedyre, forventninger og tidslinjer for å møte hver forventning. Det blir et referansemål for å måle fremdriften av arbeidet som utføres, som fører til en vellykket gjennomføring av prosjektet.

Generelle skriving retningslinjer

Generelle skriftlige retningslinjer for en SOW ligner dem som skriver en forretningspolicy eller -prosedyre. Uttalelser skal være klare, koncise og inkluderer kun så mange ord som er nødvendige for å kommunisere punktet. Bruk et aktivt tale- og oppgaveorientert språk som alle fra en prosjektinteressent til et datainngangsteammedlem lett kan forstå. For eksempel stave ut akronymer, definere vilkår og inkludere diagrammer, kalendere og andre visuelle hjelpemidler som avklarer forventningene og gjør det lettere å lese dokumentet.

SOW Format

Del SOW i forskjellige seksjoner, inkludert en ordliste, prosjektdefinisjonserklæring, uttalelser som beskriver prosjektmålene sammen med en beskrivelse av hvordan hvert mål skal oppfylles, en detaljert liste over prosjektleveranser og ansvarlige parter, en kalender eller liste som viser milepæl og forhåndsbestemt prosjekt møte datoer, og en tidslinje for å fullføre prosjektoppgaver og for å slå i prosjektleveranser. Samlet sett skal seksjonene i SOW male et klart bilde av prosjektet, forventningene og ansvaret til de involverte.

Prosjekt Benchmark Measurements

Hver del av SOW skal inneholde målmålinger som vurderer arbeidet som utføres og holder prosjektet på sporet. Benchmarks er klare, målbare kvantitative eller kvalitative vurderinger som ikke gir rom for personlig tolkning. Tall, datoer, tider og prosentberegninger er eksempler på kvantitative referanser. Kvalitative benchmarks kan noen ganger være vanskeligere å skrive, fordi de ikke kan inkludere enda et snev av tvetydighet. For eksempel identifiserer en leverbar skrift som "Opprett et tipsark for å adressere sluttbrukerbehov" den leverbare, men er tvetydig og gir god plass til personlig tolkning. Langt mer effektivt og enkelt måles, er en leverbar skrift som "Skriv et enkeltsidetipsark som adresserer en to-trinns oppsettprosess, beskriver passordpolitikken og skisserer prosedyrer for oppretting av passord.