Hvordan skrive retningslinjer og prosedyreoppgavene

Skrive en oppgavebeskrivelse for policy og prosedyre er ikke på toppen av alles bøtte liste fordi det å opprette trinnvise retninger er kjedelig. For å lykkes i dette forsøket må du være villig til å delta i oppgaveanalyse og følge en enkel modell for skriveoppgaveveiledning. Oversikten kan ikke inkludere hvert trinn for en oppgave, men den bør omfatte de viktigste trinnene. Målet ditt er å gjøre oversikten enkel for brukerne å følge, noe som betyr at du må definere målgruppen din før du skriver oversikten.

betraktninger

Skille mellom betydningen av "policy" og "prosedyre". En policy er en setning, et avsnitt eller en gruppe av avsnitt som definerer en regel eller forklarer en organisasjons offisielle posisjon i et problem som påvirker flere arbeidstakere. En god politikk forklarer også hvorfor det er viktig for medlemmene i organisasjonen. Prosedyren forklarer hvordan organisasjonens regel eller stilling er implementert. En policy kan ikke ha noen relaterte prosedyrer, men mange prosedyrer kan falle under samme policy. For brukere å forstå politikkoppgaven, definerer ukjente vilkår og referanser til relaterte prosedyrer.

Format og stoff

Opprett et frittstående format for oppgavene dine, eller følg en mal eller et sett av retningslinjer publisert av organisasjonen. Etter at du har et format, er du klar til å analysere oppgaven. Gjør oppgaven selv eller observere noen andre som gjør oppgaven, muligens flere ganger. Analyser oppgaven. Identifiser de viktigste trinnene i prosessen og vurder om brukerne må ta avgjørelser ettersom de følger trinnsekvensen i oppgaveskissen. For eksempel, når gaveinnpakning en boks, kan en bruker bestemme tidlig om hvorvidt endene av papiret vil bli gjemt inn på sidene av boksen eller langs boksens øvre eller nedre kant.

Språk

Valg av ord i en oppgaveoversikt er avgjørende. Identifisere hvem som skal lese oppgavene og nivået på opplæring og erfaring de har. Hvis de ikke har erfaring, må omrisset være detaljert. Bruk enkelt språk - sterke handlingsverker og tilkoblingsord. Slett unødvendige ord. For eksempel, å fortelle en bruker om å "pakke kartonggaven ved å tilpasse begge ender av innpakningspapiret langs den vertikale symmetrilinjen langs bunnen av boksen" er ordlig og forvirrende. Bedre frasering er "Legg gavepapiret med forsiden ned på en flat overflate. Legg gavekassen i midten av gavepapiret med den nederste kanten vendt opp. Fold gavepapiret på begge sider av boksen, slik at begge kantene justeres i midten." Unngå adjektiver som ikke forsterker mening og tekniske termer, for eksempel "vertikal symmetrilinje." Hvis du for eksempel skriver "gavepapir" eller "innpakningspapir" i stedet for "gavepapir", bør brukerne forstå meningen din.

Stil

Bulleted og nummererte lister er enkle å følge. Prøv disse andre tipsene for å gjøre oppgaven skissere mer nyttig. Først må du holde hvert element i listen så kort som mulig, for eksempel en eller to setninger lang. For det andre, visualiser implementeringen av prosedyren. Sikt på konsistens, slik at flere brukere kan følge oversikten og utføre oppgaven på samme måte. Til slutt, la leserne gå gjennom oppgaveskissen og se etter uklart språk og unødvendige ord. Spør anmeldere om å prøve trinnene i oversikten og se om de kan følge dem enkelt fra start til slutt. Etter at du har løst noen problemer som korrekturleserne har identifisert, er oppgaveplanen klar for policy- og prosedyrhåndboken og ansattes opplæring.