Hvordan skrive protokollen til forretningsmøter lovlig

Referatene til et forretningsmøte er et juridisk dokument du må beholde. Dette gjelder spesielt for selskaper, men uansett hvordan du har organisert organisasjonen din, kan du trenge forretningsminutter for å forsvare søksmål, forklare utgifter til Internal Revenue Service eller støtte et opphavsrettskrav, for å gi noen få eksempler. Tilordne noen til å ta minutter på en ordnet og organisert måte, slik at du kan holde møte notater på filen for fremtidige behov.

1.

Skriv eller skriv inn en overskrift som angir emnet for møtet. For eksempel kan du skrive, "Møte for å diskutere ny produktstrategi." Ta med dato og klokkeslett. Oppgi spillestedet, som "konferanserom i tredje etasje" eller "advokat James Smith, Esq." Ta med adressen. Gi navn på de som er fysisk tilstede, samt de som går elektronisk via telekonferanser eller videokonferanser.

2.

Oppgi tidspunktet møtet kalles for å bestille og hvem som ringte det. Dette indikerer at møtet offisielt begynte. Selv om dette kan virke som et lite punkt, kan det faktisk være avgjørende i noen situasjoner. For eksempel, hvis noen tok avgjørelse før møtet ble kalt til ordre, kunne selskapet argumentere for at vedtaket ikke ble sanksjonert av ledelsen fordi det ikke var en del av det offisielle møtet.

3.

Skriv et notat som sier at quorumet ble møtt. Enten du tar notater til et styremøte eller et avdelingsmøte, oppgi om det er tilstrekkelig antall deltakere til å gjøre møteoffisienten. Dette nummeret kommer fra selskapets vedtekter eller uttalte retningslinjer.

4.

Ta notater på alle diskusjoner av forretningsartikler. Angi hva diskusjonen handlet om, hvilke konklusjoner ble oppnådd, hvem avviste og hvilken tiltak ble indikert etter at en beslutning ble tatt. Hvis deltakerne stemmer, registrerer resultatet av avstemningen og angir hvem som stemte for og mot tiltaket. Hvis en diskusjon resulterer i enighet om at ingen tiltak skal tas, men at saken skal drøftes på et senere møte, må du nøye registrere konsensusen.

5.

Skriv "møteoppsigelse" og gi tiden møtet avsluttet. Angi eventuelle gjenværende virksomhet som ikke ble diskutert. Ikke skriv inn noen samtaler som oppstår etter avbrudd, fordi disse ikke er en offisiell del av møtet.

Tips

• Personen som tar notater, bør alltid be en overordnet til å godkjenne protokollene til et møte. Dette indikerer at en veileder eller leder har vurdert dokumentet og finner det nøyaktig.