Hvordan skrive et formelt forretningsbrev til omleggingen

Som småbedriftseier er tiden en av dine mest verdifulle varer. Og siden du er samvittighetsfull, innser du at dine medarbeidere sannsynligvis føler det samme. Det er derfor du sannsynligvis grimmerer ved tanken om å måtte omstille et møte. Du vet ulempen det kan forårsake og dominoeffekten det kan skape i dine medmennesker. Likevel er det gode, legitime grunner til å omstille et møte. En viktig deltakeren kan ha opplevd en konflikt. Alternativt kan en nøkkelrapport, produkt eller annen del av møtet ditt bli forsinket. Eller du har kanskje ikke fått autorisasjonen du trenger for å dele informasjon med den samordnede gruppen. I disse tilfellene og andre vil det være en sløsing med alles tid, og dette er meldingen du burde forsøke å formidle når du lager en e-postmelding for å omstille møtet.

Begynn å utsette møtemeldingen

Få direkte til det punktet - at du skriver for å omplanere et møte fra en dag og tid til en annen. Formentlig vil plasseringen av møtet ikke forandre seg, men det vil hjelpe leseren til å vite noe, så ta også med denne informasjonen.

Forklar nøye

På dette punktet kan det bidra til å forutse at leseren sukker dypt mens du ser på kalenderen sin for å fjerne en oppføring og lage en annen. Vis empati mens du forklarer hvorfor du må omplanlegge ved å si noe som: "Som du kanskje vet, omlegger jeg ikke møter, med mindre det er absolutt nødvendig, og i dette tilfellet er det." Forklar kort årsaken til møteoppsigelsen.

Bekreft Respect for Time

Din begrunnelse, uansett, er det viktig å bekrefte respekt for mottakerens tid. Så unnskyld for ulempen ved å måtte omplanere. Deretter følger du umiddelbart dette punktet med en forsikring om at ditt planlagte møte vil være mer produktivt (eller effektivt eller informativt). Dette punktet bør falle på forståelsesører, spesielt hvis mottakeren noen gang har deltatt på et møte som han eller hun betraktet som sløsing med tid.

Exude Graciousness

Hvis du ikke har vunnet over mottakeren din ennå, konvertere det dype sukk til en takknemlighet ved å utvide en goodwill-gestus. Tenk på hva som ville gi en ekstra sprett i virksomheten din, for eksempel å følge møtet med en forrett og drikkebuffé. Hvis du bestemmer deg for å få det tatt av en kjent restaurant, må du ta med navnet og sitere noen av tilbudene for å få mottakers appetitt.

Lukk med en blomstring

Nå som du har kommet full sirkel ved å vri et ulempe i en forventet hendelse, lukk sirkelen ved å skrive et nådig, avsluttende avsnitt. Prøv: "Tusen takk for tålmodigheten og fleksibiliteten. Hvis det er noe annet jeg kan gjøre for å gjøre besøket ditt mer hyggelig, vennligst ikke nøl med å gi meg beskjed. Ellers vil jeg se frem til å se deg på (den omplasserte datoen). "