Hvordan skrive en avdelingens forretningsplan

Selv en liten bedrift kan organiseres i separate avdelinger, hver har tildelt sine egne mål, som inntekter eller enheter som skal produseres, og har eget kostnadsbudsjett. Hver leder skriver en avdelings forretningsplan, vanligvis med veiledning fra småbedriftseier og finansansatte. Ledere i hver avdeling holdes ansvarlige for å møte disse målene og holde seg innenfor budsjetterte - ofte kalt prognose - utgifter.

Gjennomgå siste års økonomi

Sammenlign de faktiske resultatene til det som hadde vært i prognosen. Bestem årsakene til betydelige avvik. Analyser om negative avvik skyldes engangshendelser eller vil trolig komme seg tilbake i det kommende året, og bør tas i betraktning i prognosen.

Analysér total ytelse

Se gjennom produktiviteten til avdelingen som helhet og hvert medlem av avdelingen. Angi mål for produktivitetsforbedring - inkludert bedre samarbeid - i det kommende året. Send disse målene til hvert medlem av avdelingen.

Juster med mål over hele bedriften

Bestem avdelingsmål og sørg for at de er i overensstemmelse med forventningene uttrykt i de overordnede målene og forutsetninger om økonomi og næringsliv. Hvis bedriftseieren søker å holde kostnadsøkninger til mindre enn 2 prosent for å bygge opp kontanter, må du sørge for at avdelingsbudsjettet er i tråd med forventningen.

Opprett avdelingens utsagnserklæring

Gi uttrykk for hvordan avdelingen vil bidra til selskapets samlede vekst og produktivitet. Angi verdien som avdelingen gir til selskapet som helhet. For eksempel kan innkjøpsdivisjonens oppdrag være å ha kritiske beholdningsartikler til enhver tid, samtidig som lagerkostnadene blir så lave som mulig.

Lag en finansiell prognose

Lag en prognose for inntekter og utgifter basert på tidligere resultater, kombinert med de målene som selskapets eier uttrykte for det kommende året. Bedriftseieren kan ha satt et mål om å åpne tre nye butikksteder. Hver avdeling må avgjøre hvilke tilleggsressurser den trenger å operere i lys av disse utvidelsesmålene, og kostnadene for disse ressursene, inkludert personell.

Send planen

Gjennomgå planen med eieren og hans finansansatte og rettferdiggjøre foreslåtte utgiftsforhøyelser inkludert i avdelingsplanen. Endre planen basert på anbefalinger fra bedriftseieren.

Endelig gjennomgang

Gjennomgå sluttplanen med hvert medlem av avdelingen for å sikre at alle gruppemedlemmer er klar over forventningene som bedriftseier har for avdelingen og de målene som er satt opp for det.

Tips

• Ved innlevering av avdelingsbudsjettet til toppledelsen, inkludere detaljert analyse av logikken bak inntekts- og kostnadsprognosen. Dette vil øke sjansen for at foreslåtte kostnadsøkninger vil bli godkjent.

Advarsel

• Hver avdelingsleder bør forvente frem og tilbake forhandlinger med toppledelsen, inkludert småbedriftseier, under avdeling av avdelingsbudsjettene. En avdelingsleder bør ikke ha den holdningen han blir utpekt - i de fleste tilfeller vil alle avdelinger bli bedt om å gjøre endringer i planene sine.