Hvordan skrive en hendelseserklæring for et HR-hendelse

Arbeidsplassproblemer, eller menneskelige hendelser, håndteres generelt av en HR-medarbeider eller en ansattes relasjonsekspert som er utdannet til å undersøke ansattes klager. Detaljer om ansattes klager må dokumenteres som en del av undersøkelsesprosessen. Administrerende HR-hendelsesundersøkelse begynner lenge før en ansatt sender inn en klage. Det starter med arbeidsgiverens forpliktelse til rettferdig arbeidspraksis, for eksempel føderale og statslige lover som forbyer diskriminering og trakassering på arbeidsplassen, og en arbeidsplasspolitikk for behandling av undersøkelser og klageoppløsning.

Føderale lover

US Equal Employment Opportunity Commission håndhever Tittel VII i Civil Rights Act fra 1964 og andre føderale lover som beskytter arbeidstakere mot urettferdig arbeidspraksis. Føderale og statlige anti-diskrimineringslover er grunnlaget for mange klager på arbeidsplassen. En ansatt kan ikke spesifikt nevne loven som forbyder behandlingen han klager over; Det er opp til HR å dokumentere grunnlaget for klagen. Derfor inneholder HR-filen vanligvis en kort beskrivelse av grunnlaget og gjeldende lov. For eksempel, hvis en kvinnelig ansatt klager over at hennes veileder engasjerer seg i uvelkomne oppføringer, inkludert berøring og uanstendig kommentar, kan HR-filen indikere "Påstand: Seksuell overgrep av veileder - Tittel VII-undersøkelse."

Arbeidsgiveransvar

EEOC anbefaler sterkt at arbeidsgivere adresserer potensiell ansvar ved å flytte raskt for å undersøke og løse problemer på arbeidsplassen. Byrået sier at arbeidsgivere som etablerer en prosess for ansatte å rapportere arbeidsplassproblemer, bruker de riktige metodene som gjør dem i stand til å takle medarbeiderens klager og løse dem før de eskalerer til formelle anklager om diskriminering arkivert under føderale eller statslige beskyttelser. Jo tidligere HR utfører en undersøkelse, desto sterkere er forsvaret i å redusere ansvaret for påstått urettferdig anseelse.

Human Resources Meeting

Det første vitneuttalelsen HR tar er fra ansatt. I et privat møte oppfordrer HR-spesialisten arbeidstakeren til å avsløre detaljer om hans klage. HR lytter oppmerksomt og registrerer medarbeiderens erklæring - ved hjelp av håndskrevne eller skrevne notater - da hun gir informasjon om hendelsene. Hun bør oppfordres til å gi faktainformasjon og motløs fra å holde tilbake informasjon fordi hun antar at visse detaljer kan være irrelevante. HR gjør besluttsomhet om hva som er relevant.

Kjede av hendelser

Medarbeideren skal etter beste hilsen gi opplysninger som datoer, steder, omstendigheter og navn på ansatte som er tilstede når hendelsen skjedde. I tillegg skal ansatt beskrive hennes reaksjon eller hvordan hun reagerte på hendelsen. For eksempel "18. desember 2012 - salgsavdeling - klokka 18.00 stod fru Smiths veileder, Mr. Doe, rett bak henne og la hånden på høyre skulder da han spurte om Smith ville bli sent for å fange oppe på jobb fra forrige dag. ms smedte av. ingen andre ansatte var tilstede

Vitneres erklæring

Medarbeiderens klage behandles som enhver annen vitneerklæring under en undersøkelse. HR oppsummerer medarbeiderens klage og utarbeider en skriftlig redegjørelse for ansattes underskrift, hvorpå HR advarer arbeidstakeren om å avstå fra å diskutere klagen med sine medarbeidere, veileder eller andre. HR forklarer at det vil holde saken konfidensiell i den utstrekning det er mulig, men det å intervjue andre vitner vil kreve avsløring av grunnleggende opplysninger om arbeidstakerens klage.

Organisasjon og konfidensialitet

Arrangementskjeden skal ordnes i kronologisk rekkefølge. HR bør unngå å bruke språk i noen av vitnesbyrdene som antyder for tidlig vurdering av vitnernes troverdighet. Faktisk bør HR ikke lage kritiske notater, analyser eller troverdighetsvurderinger hvor som helst i undersøkelsesfilen. Hold alle vurderinger og analyser skilt fra undersøkelsesfilen i en annen konfidensiell fil. Merknader som disse kan bli oppdagbare hvis de er gjort en del av undersøkelsesfilen, noe som betyr at hvis saken etter hvert blir et søksmål, kan medarbeiderens advokat be HR om å produsere dokumenter som er relevante for hendelsen, som vil inkludere alle undersøkelsesmaterialer.