Hvordan skrive en Corporate Travel Policy

En godt utformet forretningsreisepolitikk beskytter dine ansatte når de reiser, reduserer små forretningsreiser og begrenser dine juridiske forpliktelser. Utvikle en reiseplan som starter med bestilling av en tur, og slutter med papirene dine ansatte filer etter at de kommer tilbake.

Start med en reiseforespørsel

Begynn din reiseplanleggingsguide med en beskrivelse av prosedyren som ansatte må følge for å få godkjent reisen. Hver tur må godkjennes: Bare fordi en ansatt deltok på en konferanse eller messe i det siste betyr ikke at han er godkjent for å gå hvert år. Ta med en skriftlig oversikt eller skjema som inneholder den nødvendige informasjonen som trengs for godkjenning av reisen. Be medarbeideren om å oppgi navnet på arrangementet hvis man er tilknyttet reisen, reisens formål, avdelingen som reisen skal belastes med, anslått totalpris og datoene. Angi hvilken overlegen, etter tittel, kan godkjenne reise for ansatte.

Angi alternativer

Ikke la ansatte bestille sine egne fly eller hotellrom uten godkjenning fra dine menneskelige ressurser eller regnskapsavdeling. Ansatte kan bestille fly eller hotell som gir dem de hyppigste flygermiljøene eller rompoengene, i stedet for å velge den mest økonomiske for selskapet. Hvis du tillater ansatte å holde hyppige flyger og rom poeng, har din regnskap eller HR avdeling bok eller godkjenne alle bestillinger for å få de beste prisene for din bedrift. Hvis din bedrift holder hyppig flyger og rompenger for å belaste kostnaden for ansattes reise, inkludere dette i din reiseplanleggingsguide. Mange av disse bekymringene kan unngås hvis en HR-ansatt undersøker hver tur basert på godkjent reisebeskrivelsesskjema, bøkerfly og rom og belaster de store utgiftene til et bedriftskredittkort.

I selskapets reiseguide, la ansatte få vite om de kan foreslå alternative eller foretrukne reiseruter basert på foretrukne reisetider eller andre faktorer, under forutsetning av at selskapet betaler for lavest tilgjengelige satser mens ansatt betaler forskjellen.

Avgrense utgifter

Sette daglig per diems for ansatte å dekke måltider, tips, drosjer og skyttelbuss, telefonsamtaler, parkering og andre tilfeldigheter. Merk i reiseguiden hvilke utgifter krever kvittering for refusjon. For eksempel kan du angi at alle utgifter over $ 25 krever kvittering, eller du kan utelukke måltidskvitteringer så lenge den totale daglige utgiften ikke overstiger per diem-rate. Angi om ansatte må sende inn kvitteringer i stedet for kredittkortopplysninger for refusjoner. Et kredittkortoppsummering viser bare det totale beløpet for et hotellregning, for eksempel mens romregningen viser tilfeldige opplysninger, som for eksempel minibar og filmutleie, som selskapet normalt ikke ville dekke.

Inkluder sikkerhetsprosedyrer

Krev ansatte til å inkludere telefonnummeret til hotellet der de skal bo, samt et mobilnummer slik at de kan nås i nødstilfeller. Mandat om at de forlater sine reiseruter, inkludert fly, tog eller reisetider, innsjekking og utsjekkingstider og møtider. Be om at de underretter sine veiledere om ankomsttidene sine via e-post, selv etter timer. Hvis ansatte reiser utenlands, be dem om å gi deg bevis på gyldig pass, tilleggs-ID og adresse og telefon til den amerikanske ambassaden i det landet.

Inkluder kostnadspensjonsprosedyrer

Vis medarbeiderne refusjonsskjemaet de vil arkivere når de kommer tilbake. Gi en prøvekopi med notater på hvilken som helst del du vil understreke. Angi klart prosedyren for å sende inn en utgift for refusjonsforespørsel. Dette kan inkludere skjemaet, kvitteringene som trengs for bestemte spesifiserte gjenstander, navnet på den enkelte eller avdelingen som forespørselen skal sendes inn, og fristen for innlevering av forespørsler.