Hvordan skrive til å kommunisere med ansatte

Som populariteten til e-post har økt, har skriftlige kommunikasjonsferdigheter gått ned. Mens du kanskje leverer en kort, uformell kommunikasjon til en ansatt, gjelder det fortsatt visse regler. Uansett hva du må si, hvis du ikke skriver det tydelig og profesjonelt, kan meldingen bli tapt i oversettelse. Lære å skrive for å kommunisere med ansatte er en viktig ferdighet for alle småbedriftseiere å mestre.

1.

Adresse ansatte korrekt. Pass på at du staver sitt navn ordentlig og unngå bruk av "kjære" eller altfor formell Frøken, Fru eller Mr. Vanligvis bør bare bruk av fornavn være tilstrekkelig med de fleste arbeidskommunikasjon. Mens det ikke er nødvendig, er det også nyttig å ha en veldig kort intro som ønsker ansatt en god dag eller gjør noen personlig kommentar som fremdeles er profesjonell. Dette hjelper ansatte å føle seg mer verdsatt.

2.

Ta med hovedpunktet til e-posten din i første ledd. Den gjennomsnittlige medarbeider bombarderes med flere opplysninger om dagen, og dette kan føre til skimming av skriftlig kommunikasjon. Du må få poenget ditt i første del av e-posten, og bruk deretter den gjenværende kroppen for å styrke det du har å si.

3.

La viktig informasjon stå ut. Hvis et prosjekt skyldes en bestemt dato, må du sørge for å spesifisere den datoen og legge den inn i et område av e-posten hvor den vil skille seg ut. For eksempel, i stedet for å begrave forfallsdatoen i et avsnitt, gi datoen sin egen linje i e-posten. Dette vil bidra til å trekke oppmerksomheten til denne informasjonen. Mens du kan bruke fet skrift eller skriftfarge, kan dette føre til en uprofesjonell utseende e-post.

4.

Opprettholde en balanse mellom vennlig og profesjonell. Mens ansatte liker å føle at de er viktige for et selskap og verdsatt, er det altfor uformelt eller personlig i en e-post som kan ødelegge posisjonen din som «sjefen».

5.

Påminn arbeidstakeren hva du trenger dem til å gjøre i det avsluttende avsnittet. Igjen, skummer mange mennesker gjennom skriftlig kommunikasjon. De tar hensyn til hvem den er fra, begynnelsen og slutten. Gjenta eventuelle nødvendige punkter i siste avsnitt.

6.

Bruk en passende avsluttende setning. Hvis du ikke inkluderer et "Takk, (ditt navn) eller en lignende avsluttende erklæring, kan e-posten din tolkes som å være altfor brysk. Husk at ansatte vil føle seg verdsatt, og dette er det perfekte stedet å inkludere et lite notat for å la dem vet at du setter pris på deres innsats.