Slik arkiveres med et fargekodet arkiveringssystem

Opprett et farget kodet arkiveringssystem for ditt hjem eller firma kontor for å holde orden. Et organisert arkivsystem som øker produktiviteten, lar deg finne filer når du trenger dem og bidrar til å redusere rot. Etter hvert som bedriften din vokser, kan du legge til nye filkategorier ved å introdusere en ny farge. Ved å utpeke et sted for filene dine og skape et effektivt arkiveringssystem, kan du fokusere tid og energi på å bygge opp virksomheten din, i stedet for stadig å lete etter filer eller dekontradere kontoret.

1.

Separat dokumentene du planlegger å legge inn i kategorier. For eksempel, opprett en filkategori for kundefakturaer, salgskvitteringer, regnskap, leverandørfakturaer og skattedokumenter. Velg en farge for å representere hver kategori. Lag en liste over filkategorier og tilhørende farge for hurtigreferanse til du husker hvilken type fil hver farge representerer.

2.

Bestem typen arkivskap som skal brukes til arkivering. Vanligvis inneholder vertikale arkivskap dokumenter med brevstørrelse, eller dokumenter som er omtrent 8, 5 tommer ved 11 tommer, mens laterale arkivskap inneholder juridiske størrelsesdokumenter, eller dokumenter som er omtrent 8, 5 tommer med 14 tommer. Velg kabinettstilen som passer best til dine forretningsbehov.

3.

Kjøp fargede mapper som samsvarer med fargene du har angitt for filkategorier. Hvis du bruker vanlige manila-mapper, kan du kjøpe fargede klistremerker eller etiketter som holder seg til kanten av mappefliken for enkel visning.

4.

Plasser dokumenter i fargede mapper og legg deretter mapper inn i arkivskapet. Organiser filkategorier som passer dine behov. Legg for eksempel dokumenter du ser ofte eller kategorier du legger til oftest foran på arkivskapet og mindre brukte kategorier på baksiden. Du kan også alfabetisere filer hvis du oppretter individuelle filer for kunder, pasienter og andre. Hvis alfabetiserende filer, gi hver bokstav sin egen farge ved å kjøpe etiketter med individuelle bokstaver og farger eller ved å feste en farget etikett på mappen og skrive brevet på etiketten.

5.

Legg til nye mappekategorier som du synes passer ved å tildele nye kategorier en ny farge.

Ting som trengs

• Arkivskap
• Fargede mapper
• Fargede klistremerker eller etiketter

Tips

• Velg dristige farger, for eksempel rød, blå og lys gul som skiller seg ut i arkivskapet for lettere tilgang til filer.
• Gå gjennom arkivsystemet ditt hvert år for å utvide filkategorier, fjerne kategorier eller kombinere kategorier.

Advarsel

• Send nye dokumenter så snart som mulig for å unngå å skape uønsket rot på kontoret din.