Hvordan skrive et innledende forretningsbrev

I dagens verden av øyeblikkelig elektronisk kommunikasjon blir det gammeldags forretningsbrevet ofte oversett. En velskrevet salgskonkurranse eller introduksjon som presenteres på brevpapiret ditt, kan skille seg ut på et skrivebord, skape en mer personlig forbindelse med en potensiell klient og bedre levere meldingen din enn en e-post som krammer inn en opptatt administrerende innboksen. Å forstå de viktige elementene i et forretningsbrev kan hjelpe deg med å lage bedre introduksjoner, gjøre poenget ditt raskt og effektivt, og få foten i døren med en ny kunde eller kunde.

Organiser meldingen din

Det første trinnet i å skrive et brev som introduserer deg selv til en potensiell forretningspartner innebærer å organisere hva du vil inkludere i brevet og bestemme i hvilken rekkefølge du vil presentere informasjonen din. Tenk på grunnen til at brevets mottaker vil lese det, i stedet for hvorfor du vil sende det. Dette betyr å bestemme fordelene dine potensielle kunder kan få fra å jobbe med deg, i stedet for å presentere produktets funksjoner eller priser. Ranger opp informasjonselementene du vil inkludere, slik at du vet hva du skal gi ut hvis brevet ditt begynner å bli for langt. Prøv å begrense brevet til en side for å unngå å presentere for mye informasjon.

Åpning

Begynn med en setning som har stor innflytelse og gjør at leseren vil oppdage informasjonen du har for henne. Dette kan omfatte å stille et spørsmål som bare kan besvares til din fordel, for eksempel, "Vil du redusere fraktkostnadene med 15 prosent?" Du kan starte med en statistikk, "Mer enn 80 prosent av småbedriftseiere betaler også mye for frakt av samme grunn. "Din hoved setning bør vise et behov eller et problem leseren har, som vil fortsette å finne løsningen du tilbyr. Hold åpningsfeltet ditt til to eller tre korte setninger som gjør et generelt punkt, men ikke gi svar. Ikke gjør feilen ved å åpne et brev som snakker om deg selv: "I over 25 år har ABC Co. betjent metroområdet ..."

Presentere fordelene dine

Når du har piktet leserens interesse ved å demonstrere et behov eller et problem, kan du tilby en konkret løsning. Gjør det så spesifikt som mulig for leserens situasjon. Fortell hvordan du tilbyr løsningen, og gi et eksempel på et lignende firma du hjalp. Hold denne delen kort - jo mindre informasjon du oppgir, jo mer leseren trenger å ringe deg. Gi nok informasjon til å overbevise leseren, du kan løse problemet, men ikke komme inn på detaljer om hvordan. Formålet med brevet er å generere et salgsanrop der du kan lage en mer detaljert presentasjon.

Oppfordring til handling

Fullfør kroppens brevet med en oppfordring til handling. Fortell leseren du vil snakke med ham denne uken, og fortell ham at du vil ringe assistenten sin til å planlegge en tid for å komme sammen. Direkte leseren til nettstedet ditt og gi telefonnummeret ditt i tilfelle han ønsker mer informasjon raskere enn senere. Ikke la det være opp til kunden å kontakte deg "hvis interessert." Brevet skal gjøre det klart at leseren skal være interessert og bør få mer informasjon.

Legg til et innlegg

Fullfør hvert innledende brev med en postscript melding. Dette skiller seg ut på siden og mange lesere blir trukket til det før de begynner å lese hoveddelen av brevet. Ikke gjør dette til en throwaway-linje, for eksempel, "Jeg gleder meg til å snakke med deg." Inkluder et stykke informasjon du vil skille seg ut, for eksempel, "Våre lastebiler bruker GPS-sporing for å gi deg 24 / 7 tilgang til plasseringen av dine bestillinger. "