Slik skriver du en ansatts operasjonshåndbok

En arbeidstakerhåndbok er spesielt nyttig når du trener nye medarbeidere, vurderer prosesser for forbedring, revidere stillingsbeskrivelser eller erstatte ansatte på grunn av sykdom eller omsetning. For mange organisasjoner vil det ta flere dager, om ikke uker, å skrive gjennom en ansattens driftshåndbok på grunn av antall involverte personer i prosessen og mengden operasjoner som skal inkluderes i håndboken. En driftshåndbok er forskjellig fra en arbeidstakerhåndbok. En arbeidstakerhåndbok fokuserer på arbeidsplasspolitikk og retningslinjer mens fokus i en arbeidstakerhåndbok er arbeidsprosesser for arbeidsgrupper eller avdelinger.

1.

Bestem hensikten med bedriftens brukerhåndbok. Noen selskaper utarbeider en håndbok for hele organisasjonen, mens andre konstruerer en arbeidstakerhåndbok for hver avdeling. Hvis din bedrift har flere avdelinger og en stor medarbeiderbase, er en avdelingsspesifikk håndbok et bedre valg. På den annen side, hvis du har et lite selskap der ansatte ofte jobber på tvers av funksjonaliteten, påtar seg ansattes plikter i ulike områder av selskapet, er en bedriftsveiledning trolig mer nyttig.

2.

Hent en liste over jobbtitler og stillinger. Identifiser ansatte i hver jobb som kan gi innspill i utkastet. Samle jobbeskrivelsene for hver stilling og sorter dem etter jobbfunksjon og deretter avdeling. For eksempel kan du sortere ut alle administrative stillingsbeskrivelser og sortere dem etter avdeling, for eksempel administrativ assistenter for salg, innkjøp og utøvende avdelinger.

3.

Gjennomgå hver jobbbeskrivelse, velg de viktigste funksjonene til jobben. Fremhev de primære oppgavene og beskriv prosessene som brukes til å utføre hver oppgave, inkludert alle ressursene som er nødvendige for hver jobboppgave. Et eksempel på en administrativ assistentprosess for den utøvende avdelingen vil inkludere stillinger som de pårørende støtter, slik som konsernsjef, sjefsdirektør og finansdirektør. De nødvendige ressursene inkluderer tilgang til konfidensielle filmaterialer, økonomiske data og investorrelaterte materialer. Detaljer for prosesser på executive level må bare inkluderes i eksemplarer av manualer for ansatte i den avdelingen på grunn av konfidensiell karakter av executive-level operasjoner.

4.

Planlegg individuelle møter med en ansatt i hver posisjon som du utarbeider en bruksanvisningsside for. Unngå å bare gjenta listen over oppgaver som finnes i arbeidstakerbeskrivelsene og konsentrere deg i stedet for hvordan du skal utføre jobboppgavene. For eksempel, hvis du skriver en arbeidstakerhåndbok for human resources-avdelingen, får du innspill fra ansatte som utfører oppgaver knyttet til rekruttering og valg, ansattes relasjoner og kompensasjon og fordeler. Detaljene for å behandle nye ansatte, hvilke ansatte som er involvert i behandling av nye ansatte, og materialene og dokumentasjonen som kreves for nye medarbeidere, for eksempel bakgrunnsundersøkelsesskjemaer, legemiddeltestinformasjon, uniformer, identifikasjonsmerker, nøkler og innloggingsinformasjon for datautstyr.

5.

Dedikere en del av arbeidstakerhåndboken til avdelingsfunksjoner og de ulike typer interdepartmentale funksjoner. Forklar avdelingsprosesser, som menneskelige ressurser, salg, frakt, regnskap og andre deler av selskapet, samt interdepartementale funksjoner, som for eksempel prosessen for å avslutte en ansatt. Ansatteansvarlig for den avdelingen skal kontakte menneskelige ressurser for å sikre at medarbeiderens personellfil er tilgjengelig for gjennomgang. Ansettelseslederen og en personellpersonell skal diskutere årsaken til suspensjon eller oppsigelse og planlegge et oppsigelsesmøte med arbeidstaker ved endelig avgjørelse om å suspendere eller avslutte.

6.

Bruk skjønn og uavhengig vurdering når du skriver og distribuerer en brukerhåndbok. Mens ledere og veiledere generelt skal kjenne prosessene for de tildelte avdelingene, kan det være lurt å produsere en annen versjon av driftshåndboken for frontlinjeansatte hvis jobbfunksjoner ikke krever at de har samme type informasjon tilgjengelig for veiledere og ledere .