Hvordan jobbe med et eksternt styre

En erfaren og ressursfull styre kan tilby din organisasjon verdifull innsikt, kontakter og erfaring, men det kan være vanskelig å etablere et styre bestående av helt lokale personer. Det er derfor vanlig å ha en eller flere styremedlemmer som bor på et sted som er fjernt for driften din. Å vite hvordan du arbeider med et eksternt styre kan hjelpe deg med å maksimere fordelene ved å ha disse geografisk fjerne personene på din side.

Vær oppmerksom på kommunikasjonsutfordringer. Kommunikasjonsproblemer kan være en betydelig barriere for å etablere og opprettholde relasjoner med geografisk spredte styremedlemmer. Tone of voice, ansiktsuttrykk og miljømessige kontekst bidrar ofte til betydningen av talen din, og disse faktorene vil nesten alltid være fraværende i kommunikasjonen med eksterne styremedlemmer. Komisk sarkasme, for eksempel, kan lett betraktes som uhøflighet eller brashness når de aktuelle ikke-verbale tegnene ikke er tilstede, for eksempel i en e-post eller over telefonen. Vær så direkte som mulig i kommunikasjonen din, og ikke nøl med å avklare din mening eller be om avklaring fra andre.

Bruk teknologi til din fordel, og involver hele styret i viktige diskusjoner. Riktig teknologi vil tillate deg å oppnå mer personlig kontakt gjennom bruk av video-, telefon- eller webkonferanser. Involver hele styret i konferansesamtaler og virtuelle møter for å tilnærme følelsen av kameratskapet som er etablert gjennom møte-til-ansiktsmøter.

Møt ansikt til ansikt minst en gang, og prøv å møte kontinuerlig. Det kan være svært gunstig å ta styret til bedriften din i minst en uke, minst en gang i arbeidsforholdet ditt. Å bruke så lite som en uke sammen med å gjennomføre møter, dele underholdningsopplevelser og besøke hverandre i personlige innstillinger, kan i stor grad øke den enkle samarbeidet etter at styret kommer hjem. Hvis det er mulig, ta med styret sammen en gang i året, eller til og med en gang i noen år, fordi dette vil bidra til å utvikle mer solide arbeidsforhold mellom alle parter.

Ikke nøl med personlig kommunikasjon. Når du arbeider med et eksternt styre, er det ikke sannsynlig at personlig kommunikasjon vil skje i tilfeldige øyeblikk gjennom hele arbeidsdagen, så du må aktivt søke å opprette og vedlikeholde rapport. Plasser telefonsamtaler for det spesielle formålet med å bli kjent med styremedlemmene, eller prøv å åpne og lukke hver arbeidsrelatert samtale med personlig kommunikasjon for å gjøre styremedlemmer mer trygge med deg og hverandre.

Hold styret oppdatert på din virksomhet. Husk at styret din bare er avhengig av deg for informasjon relatert til din virksomhet, medarbeidere og resultatene av styretiltak. Informasjon som er lett tilgjengelig for lokale styremedlemmer, kan tas for gitt når det gjelder fjernstyring. Gi så mye informasjon som mulig til styret ditt mens du holder en åpen kommunikasjonslinje for alle henvendelser, uansett hvor dagligdags.