Hvordan skrive et Insubordination Letter

Når en ansattes oppførsel kompromitterer lagets produktivitet og moral, er det på tide å handle. Selv om det er viktig å møte medarbeiderne for å diskutere dine bekymringer, følger oppfølging med et insubordineringsbrev ikke bare medarbeiderens oppmerksomhet om at hans oppførsel er uakseptabel, det gir også din virksomhet dokumentasjon som kan brukes i søksmål eller i en tvist om arbeidsledighetskrav.

Følg forretningskorrespondensregler

Skriv brevet på firmanavn. Hvis du sender brevet via e-post, lagre du brevet som en .pdf og send det som et vedlegg. Start brevet i et memo-format som gir viktig informasjon om hva korrespondansen handler om.

Eksempel:

TIL: Jane Smith

FRA: Jerry Smythe [start denne linjen]

SUBJECT: Kontor misbruk

DATO: 23. august 2019

Oppgi fakta

Et insubordineringsbrev er ikke en mulighet til å lufte klagene dine hos en ansatt som har blitt et ubehag eller et ansvar. Hold brevet ditt kort, dets språk unemotional og sørg for at dine bekymringer og konsekvenser for den ansatte er klare.

Eksempel:

Som vi diskuterte i vårt møte i dag, har jeg alvorlige bekymringer med hensyn til oppførselen mot både kolleger og meg selv. Ved flere anledninger har du vist disrespect i gruppemøter, en-mot-en diskusjoner og under samtaler her på kontoret. Disse oppføringene skader kontormoral og har blitt en forpliktelse for å få Johnson & Greene-prosjektet fullført.

Gi eksempler på atferd

Dokumentere forekomsten av dårlig oppførsel i brevet. Pass på at du inkluderer datoene og navnene til andre involverte parter. Beskriv de negative oppføringene dispassionately. Ikke vær dramatisk, men gi opplysninger som vil hjelpe noen som leser brevet til å forstå hva som skjedde og om hvorfor arbeidstakers adferd fortjener en reprimand.

Eksempel:

Under gårsdagens møte (22. august 2019) var din oppførsel uprofesjonell og forstyrrende. Du rullet øynene dine flere ganger mens Tim snakket, avbrøt ham to ganger, og til slutt vendte seg bort fra ham da han prøvde å snakke med deg om hans bekymringer. Du sukket også høyt mens Ruth ga sin rapport. Da jeg ba deg om å snakke om hva som skjedde for deg om hva Rut måtte si, rystet du på hodet og sa at det ville ta for mye tid å gjøre det.

Denne oppførselen fulgte utbruddet ditt den 20. august 2019, hvor du reiste stemmen din til Erica da hun hadde problemer med å finne en fil du ønsket. Vi hadde gjester på kontoret på det tidspunktet, og jeg kunne fortelle at de var flau på å høre at du behandlet Erica som vekk. Da jeg snakket med deg privat om hendelsen, trakk du skuldrene dine og sa at "Erica må holdes ansvarlig for hennes uorganisering." Jeg uttalt at mens dette kan være tilfelle, er det aldri noen grunn til å heve stemmen din, spesielt i en profesjonell setting. Du ble enige om å "tone det ned" i fremtiden.

I dag, da vi møttes for å diskutere hva som skjedde i 29. august, var du defensiv, og spurte om jeg hadde det for deg. Du insisterte på at jeg var overreacting. Jeg påpekte at, som eier av selskapet, er det opp til meg å bestemme hva slags kontorkultur jeg vil fremme. Du sa at jeg var "for myk" og at virksomheten ville være på vei for problemer hvis jeg holdt "coddling" folk. Du forstyrret meg tre ganger mens jeg prøvde å forklare posisjonen min og til slutt stormet ut av kontoret mens jeg fremdeles snakket med deg.

Merk Konsekvenser

Brevet skal tydelig forklare konsekvensene av arbeidstakerens nåværende oppførsel, samt hva hun kan forvente hvis hun ikke foretar umiddelbare endringer. Det er ofte en god ide å legge ut en plan for umiddelbar ansvarlighet for å gjøre positive endringer.

Eksempel:

Jane, mens jeg generelt har vært imponert over arbeidet ditt og verdsatt deg som en ansatt, er det umulig å fremme et produktivt, kollegialt arbeidsmiljø når en medarbeider regelmessig oppfører seg som du har. For å imponere på deg alvorlighetsgraden av dine handlinger, og for å gi laget vårt litt tid til å omgruppere, suspenderer jeg deg for resten av denne uken uten lønn. Du forlater kontoret i dag, onsdag 23. august, og kommer ikke tilbake til mandag 28. august klokka 9.00. Jeg håper denne gangen vil gi deg litt tid til å reflektere over dine handlinger og å vurdere trinn du kan ta som vil hjelpe Du skal fungere mer hensiktsmessig i et faglig miljø.

Når du kommer tilbake på mandag, vennligst send meg en e-post, slik at vi kan sette opp en tid til å diskutere planene dine for å håndtere oppførselen din. Men hvis din slitende oppførsel fortsetter, kan du forlate meg uten annet valg enn å avvise deg fra din stilling. Jeg håper virkelig det ikke kommer til dette, men.