Gode salutasjoner for Business Emails

Bedriftseiere forbedrer deres offentlige forretningsbilde når bedriftens retningslinjer er godt etablert for profesjonell kommunikasjon. Det har blitt vanlig for ansatte å være veldig uformelle når det gjelder e-post fra bedrifter. Og selv om det er vanlig, å være uformell om e-post er ikke akseptert forretningsstandard. Bedriftseiere må innse at etablering av riktig tone setter tonen for hele brevet. Begynn med hilsen. Begrens innstillingen for hilsen, og gi de ansatte de riktige valgene.

Standardhilsen

Standard hilsen er "Kjære Mr. (personens etternavn)." Og, som det gjøres i tradisjonell brevpostkorrespondanse, viser bruk og standardisering av respekt og profesjonalitet. Noen kan vurdere dette gammeldags, men det er mer akseptabelt enn å være utilsiktet støtende. En hilsen som starter med "Kjære" er tidløs. Bruk personens etternavn hvis du har det, eller hvis forholdet er nytt. Dette viser respekt.

For eksempel, "Kjære Mr Jones, " er foretrukket over "Kjære John." Hvis du er usikker på personens tittel (Herr, Fru, Fru eller Frøken) eller etternavnet, er det akseptabelt å bruke fornavnet. Det bør være standard selskapspolitikk for ansatte å forsøke å finne ut mottakerens etternavn før man benytter seg av fornavnet.

En vennligere hilsen

Noen ganger er e-postmeldinger skrevet med mindre formelle standarder, bare fordi avsenderen ønsker å være vennligere. For eksempel "Hei" er vennligere enn "Kjære." Dette kan brukes selv i kald kommunikasjon, der avsenderen ikke har mottakers navn. Den brukes også med et fornavn, som i "Hei Jennifer." En bedriftseier kan ha spesifikke kundeforhold der dette brukes over formell hilsen, som definert av selskapets prosedyrer. Personalet kan for eksempel ombord på en ny klient og spørre henne om hun foretrekker å bli kalt av hennes fornavn eller hennes siste.

Profesjonell Men Cordial

Bedriftseiere ser "Hilsener:" brukt i korrespondanse. Det er en akseptabel hilsen, men foreslår et hjertelig forretningsforhold i stedet for et formelt forhold. Dette kommer over som prøver å være vennlig og annerledes, men er fortsatt ansett formell. Det ses ofte i kalde e-postadresser eller i korrespondanse hvor sendepartiet ikke har et sterkt forhold til mottakeren.

Salutasjoner å unngå

Tenk på personen som leser e-posten før du skriver hilsen. Når du er usikker på hvordan du starter en forretnings e-post, feil på siden av tradisjonelle hilsener. Å starte e-post med "Hei" ses ofte blant yngre ansatte, som tar en uformell tilnærming til alt. Dette er imidlertid for tilfeldig for de fleste forretningssituasjoner på grunn av den potensielle respektløsheten som enkelte mottakere føler. Dette gjelder spesielt når en yngre medarbeider sender en e-post til et eldre prospekt eller en bedriftskollega.

En annen hilsen å unngå er "Til hvem det kan dreie seg om", med mindre du har absolutt ingen anelse om mottakerens identitet. Denne hilsen antyder en blind e-post som ikke har noen sammenheng med mottakeren. De fleste mottakere ser umiddelbart dette som en blind e-post, og de kan kaste den bort før de leser den. For eksempel, «Hei», er vennligere enn «Kjære», og er mer vanlig når avsenderen har et etablert positivt forhold til mottakeren.