Slik bruker du telefonsystemer for å få kontakt med personer inni og utenfor organisasjonen din

Selv om det moderne kontoret har blitt oppdaget med flere valg i kommunikasjon med e-postkorrespondanse, mobiltelefoner, videokonferanser og tekstmeldinger, er telefonsystemet fortsatt et stalwart i kommunikasjon. Kontortelefonen fungerer som menneskets kjerne på kontoret, slik at kundene dine vet at de jobber med ekte mennesker som bryr seg om deres behov. Dine ansatte må forstå de tekniske aspektene ved å jobbe med telefonsystemet, samt etiketten du trenger av dem når du bruker den.

Ringe telefonsamtaler

1.

Finn riktig telefonnummer. Hvorvidt samtalen din blir intern eller ekstern, sørg for at du har riktig nummer for å spare tid og nå den riktige parten. Kontakt din kontaktliste eller Rolodex for å unngå å komme til et feil telefonnummer.

2.

Slå telefonnummeret og ta kontakt med ønsket mottaker. Pass på at du har nådd den riktige personen og hilser ham og la ham vite hvor du ringer og årsaken til samtalen din. Opprettholde en vennlig og profesjonell tone gjennom hele samtalen.

3.

Skriv ned viktig informasjon når du fortsetter situasjonen, slik at du ikke trenger å spørre den andre personen om å gjenta informasjonen, slik at du vil få den til hånden og lett tilgjengelig.

4.

Oppsummer diskusjonen din og sørg for at ingen av dere har forlatt noe å si og så forberede seg på å avslutte samtalen på en vennlig og profesjonell måte.

Motta telefonsamtaler

1.

Besvar telefonsamtalen på en vennlig og profesjonell måte, så vel som i henhold til kontorets protokoll. Pass på at du vet om arbeidsgiveren ønsker at du svarer på samtalen, inkludert ditt firmanavn sammen med ditt personlige navn. Å svare på samtaler på en ensartet måte gir et projeksjon av selskapets tillit og sammenheng.

2.

Identifiser innringeren. Finn ut hvem hun ønsker å nå, og hvis du kan gi henne tiltenkt samtalemottaker ytterligere informasjon før du overfører henne. Skriv ned denne informasjonen slik at du nøyaktig kan gi informasjon til personen som mottar anropet. Ved å gi anropsmottaker den innkommende anroperens informasjon, kan han svare på henne ved navn.

3.

Overfør telefonsamtalen til riktig medarbeider. Riktig informer innringeren om at du vil lede ham til riktig medarbeider. Takk til ham og be ham en god dag. Når du har nådd anropsmottakeren, fortell henne hvem som ringer og hva saken anropet refererer til.

4.

Ta en melding eller send den som ringer til talepost hvis den tiltenkte samtalemottakeren er borte fra pulten hennes. Sørg for at mottakeren har riktig informasjon, skriv den ned eller utarbeide en e-post for å sende til mottakeren. Hvis kontoret er avhengig av et talepostsystem, send samtalen til mottakerens telefonsvarer. Kontroller at du sender innringeren til riktig utvidelse.

Ting som trengs

• Kontaktliste
• Meldingsblokk

Tips

• Oppgi ansatte for å sjekke selskapets kollektive talepostkasse for å sikre at ingen samtaler går tapt.
• Telefonsvarer har ofte in-box-grenser. Slett meldinger når du har avstemt saker for å være sikker på at du har god plass til nye samtaler og saker.
• Sett opp en personlig taleposthilsen for å la innkommende innringere ha nådd den riktige personen. Hold ting personlig med en vennlig, profesjonell melding.

Advarsel

• Ikke å ringe tilbake kan skade firmaets rykte og miste forretninger for deg. Sørg for at dine ansatte returnerer telefonsamtaler omgående, og gi så mye hjelp og informasjon som mulig.