Slik bruker du teknologi til å fungere mer effektivt

I tusenvis av år har selgere og forretningsfolk brukt teknologi for å gjøre livet enklere. Gamle olivenpresser gir bevis på at kjøpmenn fra tusen år siden har forbedret sin produksjon ved å bruke den nyeste teknologien. Lagerhandlere brukte tickerbånd for 140 år siden for å forbedre kvaliteten på deres informasjon. I 60 år har kopimaskiner gjort det mulig for prosjektlederene å få sine lag til å fungere effektivt. Dagens nyeste teknologier kan forbedre produktiviteten, forbedre informasjonsoverføringen og effektivisere lagets ytelse.

Gjentatte handlinger

Teknologi er dårlig ved å ta beslutninger, men godt å utføre den samme handlingen om og om igjen, så se etter steder i operasjonen din der folk må utføre repeterende oppgaver. Sett teknologi til å jobbe der og la folk til å jobbe med hjernen deres. Avhengig av din arbeidslinje, erstatt repetitive bearbeidingstrinn med støping, annen metallforming eller bruk av datamaskiner med numerisk styring; oppdater en mottak eller reservasjonsprosess, slik at kundeservicepersonalet ikke trenger å skrive inn informasjon som allerede finnes i systemet ditt; eller aktiver salgssystemet ditt til å integrere med ditt bokføringssystem sømløst, slik at periodiske rapporter automatisk kan genereres.

Forbedre informasjonsoverføring

Organisasjonsmessig effektivitet blir ofte redusert fordi informasjon ikke gjør sin vei overalt, den må være. Dårlig informasjonsoverføring er mest direkte følt i prosjektgrupper - ad hoc eller permanente lag samlet for å utføre en bestemt oppgave. Teknologi som kan hjelpe på dette området i ditt firma, inneholder et nettsted for å opprettholde aktuell informasjon om bedriftens mål og statusen til ulike prosjekter og initiativer. et eksternt prosjektstyringsprogramvare for håndtering av et team distribuert enten geografisk eller i form av arbeidsplaner; eller bruk av sosiale medier verktøy som Twitter for å holde alle medlemmer av teamet oppdatert.

Bedre kommunikasjon

Omtrent alle bedrifter kan dra nytte av bedre kommunikasjon, enten blant kolleger eller mellom ansatte og kunder. Noen ganger kan dette være i form av umiddelbar kommunikasjon i sanntid, men det kan også inkludere innspilt informasjon for å fungere som en treningsressurs. Videokonferanse maskinvare eller programvare som lar deg få "ansikt til ansikt" samtaler uten å måtte reise, enten over hele byen eller over hele verden. desktop deling programvare som lar deg dele skrivebordet ditt med noen over Internett eller registrere dine handlinger for senere visning; eller videoutstyr for å registrere en prosess eller prosedyre som vil være en ressurs for å utdanne dine kunder eller trene nye medarbeidere, kan alle forbedre kommunikasjonen i virksomheten din.

Teknologi for å hjelpe design

Hvis jobben din innebærer å utforme omtrent alt - møbler, hus, dataplate, lasere - kan du finne designverktøy som strømlinjeformer designprosessen. Det er verktøy for å hjelpe med selve designet, verktøy som hjelper deg med å visualisere design og verktøy for å forutsi ytelsen til designet. Noen eksempler på disse designverktøyene er layoutprogramvare som kan hjelpe deg med å plassere møbler i et hus, plassere halvlederområder i en mikrosirkel eller plotte ut et filmskript. en 3-D-skriver, også kalt en rask prototyping maskin, som kan lage en modell av fysiske deler som du designer; og analyseprogramvare som forutsetter ytelsen til designet ditt, enten det er en lysarmatur eller en bro.

Når du skal vedta ny teknologi

Det er alltid et kost-til-fordel spørsmål når det gjelder å vedta ny teknologi. En automatisert vindusvaskemaskin kan avlaste deg fra å måtte gjøre det selv, men hvis du bruker 80 000 dollar for å spare deg fem minutter hver dag, er det ikke verdt bekostning. Det er et annet spørsmål å spørre også: Hvor moden er teknologien? Hvis teknologien er ny, selv om det vil spare deg for tid og penger, tar du sjansen for at teknologien forblir levedyktig og støttes for hele ditt behov. Det er ikke å si at du ikke bør vedta en ny teknologi, bare vurdere risikoen for at den kan visne.