Etiquette av en Front Office Receptionist

Din resepsjonist er ansiktet i bedriften din, det første inntrykket mange kunder har. En god resepsjonist gjør at gjestene føler seg velkommen og komfortable. Uansett årsak til å dukke opp, hjelper resepsjonisten seg med det. Noen grunnleggende etikettregler kan gjøre hele forskjellen.

Dressing for jobben

Uansett hva reglene dine gjelder for forretningsklær, trenger resepsjonisten å leve av dem. Det som er hensiktsmessig å ha på kontoret, er avhengig av dine standarder, lokalsamfunnet og din arbeidslinje. En aksjemegler eller et medisinsk kontor vil kanskje ha et profesjonelt utseende, men tilfeldig bruk kan være akseptabelt i andre felt.

Greet, Seat and Treat

Et bemanningsselskap oppsummerte resepsjonistens plikter som "hilse, sete og behandle."

• Hils kunder, og spør hva de trenger.
• Hvis de må vente, inviter dem til å ta plass.
• Tilbyr dem gratis snacks og kaffe, eller send dem til salgsautomaten, avhengig av kontoroppsettet ditt.
• Gi instruksjoner om plasseringen av badet hvis nødvendig.

Det er en enkel rutine, men det gir besøkende til kontoret en følelse av at de er velkomne.

Betydningen av telefontetiketten

Resepsjonistene håndterer også telefonsamtaler, og telefonsupport er også viktig for virksomheten din. Resepsjonistens tone bør være munter og vennlig. En stor del av telefonens etikett er rett og slett å lytte til kunden, selv om kunden har en lang melding eller rambles. Resepsjonisten skal skrive ned tall og annen viktig informasjon kunden gir, dobbeltsjekke at notatene er riktige og stille spørsmål om nødvendig.

Telefon Vs. Ansiktstid

Det er uunngåelig at resepsjonisten din må møte noen på kontoret din og noen andre på telefonen. Som regel er det best å håndtere personen der i kjødet og deretter personen på telefonen. Hvis resepsjonisten må spørre hver part om å vente, bør de gjøre det høflig, ikke som om det er en irritasjon. Resepsjonisten kan spørre personen på telefonen dersom de foretrekker en tilbakekalling hvis de ikke ønsker å holde. Hvis kontoret er opptatt nok til at kundene står opp eller samtalene fortsetter å gå til talepost, er det nok tid å legge til en annen resepsjonist.

Å håndtere problemkunden

Du trenger en resepsjonist som kan håndtere en og annen problemkund - en misfornøyd klient som ønsker en retur, eller en som er bare sint eller nervøs. En godt trent resepsjonist lytter til hva kunden har å si, uttrykker sympati, og løser problemet, hvis det er mulig. Noen ganger kan du bare gjenta hva noen sier ("Så du tror ikke at vår programvare fungerer som vi lovet?") Gjør at kunden føler at de blir lyttet til. Hvis problemet krever noen høyere opp kommandoen, bør resepsjonisten smidig passere kunden til noen som kan løse ting.