Slik bruker du Outlook Express for en liten bedrift

Outlook Express er et Internett-basert e-postprogram som ble designet av Microsoft for å møte de grunnleggende webmailbaserte behovene til hjemmebrukere og for å utfylle Internet Explorer-nettleseren. Den er designet for bruk av en enkelt bruker på en enkelt maskin og støtter ikke nettverk. Outlook Express-meldinger kan ikke lagres på en e-postserver, noe som begrenser bruken av det til små bedrifter. Det kan være nyttig for bedriften din hvis budsjettet ditt er svært lite. E-postbehovene dine er grunnleggende, for eksempel bare å sende og motta meldinger, og hvis du ikke har et nettverk eller umiddelbare planer om å utvide.

1.

Installer Outlook Express på en bestemt maskin hvis den ikke ble forhåndsinstallert med operativsystemet. Den støtter ikke nettverks- eller postservermeldingslagring, så den valgte maskinen må være pålitelig, ha tilstrekkelig ledig plass på harddisken for å lagre alle meldingene dine og ideelt sett være koblet til en reserve- eller nødstrømforsyning og overspenningsvern.

2.

Opprett en ny profil for e-postserveren din. Du må inkludere IP-adressen til dine sende- og mottakerservere og brukernavnet og passordet ditt for å få tilgang til disse serverne, som vanligvis er det samme som det som ble brukt for å få tilgang til Internett-leverandørens tjenester. Du kan få alle disse godkjenningsopplysningene fra Internett-leverandøren din, og du vil ikke kunne sende eller motta e-post hvis disse er feil. Test den nye profilen for å sikre at den er riktig konfigurert.

3.

Konfigurer Outlook Express for å inkludere en forretningsmessig signaturlinje for e-postene dine. Dette bør inneholde ditt firmanavn og telefonnummer, samt relevant markedsinformasjon, som nettadressen til bedriftens nettsted. Du kan gjøre dette fra Verktøy-menyen.

4.

Skriv en ny e-post og foreta nødvendige endringer i signaturlinjen. Fest en stor fil til denne meldingen. Send en kopi av denne e-posten til en av dine personlige eller forretningsmessige e-postadresser som en testmelding, og send deretter et svar fra testkontoen til din bedriftskonto. Kontroller at hver melding sendes og mottas innen få sekunder, og kontroller signaturlinjen og eventuelle forretningsmaler du bruker til formatering og typografiske feil for å sikre at e-postene formidler bedriftens bilde. E-postprogrammet ditt er en viktig del av småbedriften din, slik at den må kunne håndtere de typiske vedleggsfilstørrelsene og sende og motta e-post med en akseptabel hastighet.

5.

Konfigurer din autoresponsemelding hvis du vil at hver person som sender deg e-post, får et automatisk svar. Dette kan inneholde en omtrentlig tid der de bør forvente et svar og alternative måter å komme i kontakt med kontoret din, samt en markedsføringsmelding. Du kan gjøre dette fra Verktøy-menyen.

Ting som trengs

• Autentiseringsinformasjon for e-postserverne