Dokumentasjon Format for ISO Policy Procedures

Noen bedrifter velger å bli sertifisert av International Organization for Standardization. Organisasjonen setter standarder for felles global forretningspraksis og arbeider for å forbedre kvalitet og effektivitet. Et av kravene til å opprettholde ISO-sertifisering er å overholde spesifikke dokumentasjonsformater, for et selskaps interne kommunikasjonssystem, kvalitets- og prosedyrhåndbøker og registre. ISO 9000-dokumentasjon for selskapets retningslinjer og prosedyrer forsøker å standardisere disse typer tiltak blant små, mellomstore og store bedrifter.

ISO-sertifisering

Ethvert selskap som ønsker å bli ISO-sertifisert må implementere et kvalitetssystem som oppfyller ISO-standarder, i henhold til ISO.org. En del av sertifiseringsprosessen innebærer interne og uavhengige revisjoner av selskapets system. Organisasjoner kan velge å ansette tredjeparts byråer som spesialiserer seg på ISO-sertifiseringsrevisjoner eller har klienter som utfører revisjonene. Uavhengig av kilden til eksterne revisjoner, krever ISO-sertifiseringsstandarder at selskapene utfører regelmessige selvkontroller for å sikre at kvalitetssystemet lever opp til sitt løfte.

Kvalitetsmål

ISO-sertifisering krever at bedrifter skal dokumentere deres overordnede kvalitetsmål og -politikker. Et selskaps kvalitetsmål skal demonstrere organisasjonens vilje til å møte kundens krav til service. Det overordnede målet vil vanligvis indikere at selskapet har et etablert kvalitetssystem, med standard operasjonsprosedyrer som sikrer at et minimums kvalitetsnivå er oppfylt for sine produkter og tjenester. Denne delen av selskapets dokumentasjon består vanligvis av et sammendrag av hvordan organisasjonen reagerer på potensielle kvalitetsproblemer.

Kvalitets Manual

Bedrifter som ønsker å overholde ISO-sertifiseringsstandarder må sette sammen en kvalitetshåndbok. Hovedformålet med håndboken er å detaljere hvordan virksomheten vil møte spesifikke kvalitetsterskler. Under ISO-sertifisering må selskapene ikke nødvendigvis følge et bestemt kvalitetshåndbokformat. Kvalitet manualer må typisk inneholde visse seksjoner og emner. Håndbøkene skal definere hvilke retningslinjer og prosedyrer som skal behandles og gjennomføres, hovedmålene i retningslinjene, og hvem skal være ansvarlig for å sikre at ansatte overholder dem.

prosedyrer

ISO-standarder dikterer at organisasjoner dokumenterer sine prosedyrer for bestemte typer forretningsaktiviteter. Aktiviteter som krever detaljerte prosedyrer inkluderer kontroll av dokumenter og dokumenter, interne revisjoner, kontroll av defekte produkter, korrigerende tiltak og forebyggende tiltak. ISO-standarder gir litt fleksibilitet i hvordan ulike organisasjoner kan dokumentere disse typer retningslinjer. For eksempel kan en liten bedrift etablere bare én dokumentert prosedyre for kontroll av dokumenter og poster. En større organisasjon kan ha en egen prosedyre for hver type post.

Bruksanvisning

I tillegg til å gi dokumentasjon om prosedyrer, må bedriftene også oppgi hvordan ansatte utfører visse arbeidsoppgaver. For eksempel vil produksjonsorganisasjoner typisk ha prosedyreguider for hvert trinn eller funksjon i samleprosessen. En programvareutvikler kan dokumentere hvordan selskapet tester sine programmer før markedsutgivelsen. Utvikleren vil måtte dokumentere hvert trinn i testprosessen og hvilke tiltak det har på plass for å rette eventuelle feil.