Hvordan gi kjørelønnsutgifter til en ansatt

Ingen lov mandater at arbeidsgivere gir kjørelengdeutgifter til ansatte, men mange selskaper velger å gjøre dette som en gestus av god vilje, og fordi kjørelønn er en fradragsberettiget forretningsomkostning. Bedriftseiere kan gi ansatte kjørelønn eller tilbakebetale dem for gass kvitteringer. Ved å lage noen form for kjørelønnsplan, er det viktig å holde nøye oversikt over forretningsrelaterte reiser, for eksempel gass kvitteringer og vedlikeholdsposter, kjørelengde logger og tilhørende avgifter, for eksempel kostnadene for tollveier og parkering.

1.

Opprett en allsidig policy for hvordan ansatte skal kompenseres for kjørelengdeutgifter. Ta hensyn til om en ansatt kjører et privat kjøretøy eller en bil. Faktor i ikke bare kostnaden for gass, men vedlikehold og generell slitasje, spesielt hvis en ansatt bruker et privat kjøretøy for bedriftsbruk.

2.

Lag en policy for hva som utgjør forretningsrelatert reise. Generelt er pendling til og fra arbeid ikke ansett som en fradragsberettiget kostnad for arbeidsgivere eller ansatte. Imidlertid reiser man ut av byen for forretningsformål, som konferanser og møter, fradragsberettiget. I tillegg betraktes jobbrelaterte funksjoner på vei til og fra et forretningssted også fradragsberettigede utgifter.

3.

Bruk skattefradrag til din fordel. Hvis du refunderer en ansatt for gass han legger inn i et firmakjøretøy, refunderer arbeidstakeren i kontanter, ved hjelp av en regnskapskode for næringsutgift som ikke er innarbeidet i ansattes lønnssjekk. Du kan da kreve betalingen som skattefradrag. Hvis du refunderer en ansatt for kjørelengde som er plassert på et personlig kjøretøy som brukes til forretningsformål, kan du og arbeidstaker bedre bli servert ved å bruke en standard inntektsavgift for kildeavdrag, som for 2011 er 55, 5 cent per kilometer, begynner 1. juli og 51 cents per mile for forretningsreiser i løpet av første halvår 2011. Denne tilnærmingen refunderer ansatt til estimert pris på gass og vedlikehold per kilometer.

Tips

• Gi ansatte bedriftens gasskort til å betale for gass i både person- og selskapsbiler. Ansatte må aldri betale noen utgifter i lommen, og hele beløpet på kortene er fradragsberettiget som en virksomhetsutgift for arbeidsgiveren.
• Ha alltid nøyaktige kjørelengde logger. Logger bør angi forretningsreiser, datoer og partier som er involvert i transitt.

Advarsel

• Sørg for at ansatte forstår at hvis selskapet refunderer dem for kjørelengde, får selskapet rett til å kreve skattefradrag og den ansatte ikke gjør det.