Slik formaterer du en profesjonell rapport til styret

Å holde strømmen av riktig informasjon mellom ledelsen og styret er viktig for å ta informerte beslutninger og ta fremskyndede tiltak. En måte å sikre at riktig informasjon er sett, er via regelmessige rapporter til styret. Disse rapportene skal være i et profesjonelt rapportformat slik at de lett kan fordøyes, med relevante detaljer fremhevet. Bruk en standard styre rapport struktur for å få størst effekt.

Styrerapport Struktur

Styrets rapport bør følge et lettlest format. Noen rapporter vil være kortere enn andre. For eksempel kan en månedlig oppdatering om en avdelingens utviklingsprosess ikke være så detaljert eller lang som den årlige sammendraget av hele prosjektet.

Mens kortere rapporter kan se mer ut som et notat med hovedoverskrifter og kuler som beskriver viktige resultatindikatorer (KPIer), vil lengre rapporter se ut som en akademisk rapport, med en forsiden og innholdsfortegnelse. Uansett rapportens lengde, sørg for at den første delen av rapporten angir hvor rapporten kommer fra, tidsrammen som rapporten dekker, og hvem rapporten skal. Tittel rapporten på en måte som sier hva rapporten diskuterer, slik at leserne raskt kan arkivere den og flytte den om nødvendig. For eksempel sier "Årlig salgsrapporter basert på territorier" klart hva leserne vil oppdage i rapporten.

Bruk overskrifter og kuler i rapportene, slik at styremedlemmer kan skanne gjennom emnene og finne relevant informasjon. Husk at rapporter brukes til å få tiltak fra styret, slik at disse rapportene kan oppdatere styremedlemmer på et prosjekt de allerede overvåker. Det bør være en introduksjon og en oppsummeringsdel for å gi styret en oversikt over informasjonen i rapporten.

Dobbeltklikk rapporten for å sikre at formatering, grammatikk og stavemåte er korrekte. Du vil at styret skal stole på informasjonen som er gitt til dem. Rapporter som er fulle av feil, lar styrets medlemmer spørre detaljene og profesjonaliteten til personen som presenterer rapportene.

Innhold i styrets rapport

Før du skriver rapporten, tenk på rapportens mål. Er målet bare å oppdatere styret om fremdriften til noe? Eller er det en forespørsel om midler, nye ressurser eller endringer? Behold innholdet for å oppfylle rapportens mål.

Samle informasjon og data som er relevante for målet. Hvis du for eksempel oppdaterer styret om en ny utrulling av et program, bør du samle relevante detaljer om hvilke milepæler som er oppnådd, hva de neste stadiene vil gjøre og tidslinjer involvert. Det vil også være lurt å merke seg eventuelle problemer som har oppstått eller at du prosjekterer, basert på fremdriften så langt. Hvis prosjektet ligger foran planen, må du være oppmerksom på hvordan og hvorfor, for å holde styremedlemmene entusiastiske. Hvis fremdriften er tregere enn forventet, vær klar og konsis om hvorfor. Ikke skjul informasjonen. Styret er der for å hjelpe til med å levere løsninger; Hvis du ikke forklarer problemet, er løsningene vanskeligere å finne.

Vær kortfattet i beskrivelsene dine. Hvis du kan si noe i en setning, er det ikke nødvendig å skrive et helt avsnitt. Hvis du refererer til utenfor studier, nyheter eller tidligere rapporter, noter du referansen og oppsummerer innholdet. Deretter har det refererte materialet tilgjengelig, hvis noen vil ha mer informasjon. Dette holder rapporten kortfattet, uten å utelate noen opplysninger, hvis styremedlemmer vil ha ytterligere informasjon.

Parternes ansvar

Selv om styremedlemmer eller styremedlemmer er ansvarlige for å skape rapporter, må både styre og ledere samarbeide. Hvis styret får rapporter uten den informasjonen som kreves for å ta informerte beslutninger, må styret utarbeide en rapportrapportmal for ledere som skal følge. Ved å standardisere rapportene for organisasjonen, er alle på samme side, angående informasjonsflyten.

Denne prosedyren bidrar til å behandle informasjon. Når alle rapportene er formatert på samme måte, vet styret hva de skal forvente med hver rapport. I tillegg, når styret stiller spesifikke spørsmål og nødvendig informasjon i hver rapport, som eliminerer gjetning, stammer det fra ledere som skriver rapporten. Alle begynner å spore de riktige dataene og rapporterer på det på en måte som hjelper organisasjonen til å behandle informasjon raskere og ta beslutninger med mer selvtillit.