Trenger en arbeidsgiver å betale en betalingstub?

Federal arbeidslover krever at du beholder lønnsposter for dine ansatte, men du trenger ikke å generere en sjekkestub for deg selv eller dine ansatte. Noen stater har imidlertid arbeidslover som gjør det obligatorisk å gi detaljert lønnsinformasjon til ansatte. For eksempel, i Illinois, må en arbeidsgiver gi en stub eller et separat dokument som viser alle fradrag, og i California må arbeidsgivere gi en ansatt en stub eller et dokument som regnskapsfører alle lønnsdata som brukes til å beregne hans nettolønn. Du kan beholde en kopi av lønnstubber som en del av dine obligatoriske lønnsposter. Med mindre stubben inneholder all nødvendig informasjon, vil stubben alene ikke tilfredsstille føderale lover.

Informasjon du må beholde

Føderal lov krever at du beholder grunnleggende opplysninger om hver ansatt, inkludert hans fulle navn og adresse, personnummer, kjønn, yrke og, hvis en ansatt er under 19 år, fødselsdato. Hver lønnsliste må vise dag og klokkeslett arbeidsugen begynte, antall timer arbeidstakeren arbeidet hver dag og de totale timene for arbeidsugen. Rekordene må vise grunnlag for å bestemme lønnene. Du må vise medarbeiderens faste timepris, total faste lønn og total overtid lønn for nonexempt ansatte, men du kan utelukke denne informasjonen for unntatt ansatte. Rekord må detaljere hvert fradrag eller tillegg som påvirker arbeidstakers lønn, de totale nettolønnene, betalingsperioden og betalingsdagen.

Retensjonsperiode

Selv om statlige lover varierer, krever føderale vedtekter at du beholder lønnsregister, kjøp og salgsposter som brukes til å beregne lønns- og fagkontrakter i minst tre år. Behold kildedokumenter for lønn, for eksempel tidskort, arbeidskort og tidsplaner, i minst to år.

Kilde Dokumenter

Du kan be ansatte om å bruke en tidsklokke, registrere deres stopp og starttid elektronisk, eller utarbeide en manuell tidsrapport. Føderal lov tillater deg også å godta en rapport fra en tidtaker på hver ansattes arbeidstid. Hvis arbeidstaker jobber med en fast tidsplan, kan du beholde en kopi av timeplanen og kun registrere unntak.

Lagring av poster

Føderal lov krever at arbeidsgivere opprettholder lønnsregister på et trygt sted på arbeidstakerens arbeidssted eller arbeidsgiverens sentrale nettsted. Hvis en inspektør fra Institutt for arbeid krever en undersøkelse av postene dine, må du kunne produsere filer lagret utenfor stedet senest 72 timer etter at han har gjort forespørselen. Fordi lønnepenger og lønnsposter inneholder personlig informasjon, er det best å beholde slike filer i en låst skuff med tilgang begrenset til bare de som har et reelt behov for å se gjennom filene.