Dokumentstyringssystemkrav

Dokumentstyringssystemer endrer måten organisasjoner lagrer og henter dokumenter og informasjon på. De erstatter gamle skolen filer og arkivskap med nye, høyteknologiske verktøy. Elektroniske filer kan umiddelbart hentes av alle i selskapet og beskyttet av sofistikert kryptering. Intelligent optisk tegngjenkjenning gjør det mulig for alle brukere å søke i hele databasen for søkeord, forenkle gjenfinningen av viktige dokumenter. Hvert dokumenthåndteringssystem krever flere hovedkomponenter.

Scanner

Hvert papirdokument mottatt av en organisasjon må skannes for å lage en digital versjon. Skannere kommer i alle former og størrelser. Større organisasjoner vil kanskje utforske en bulkskanner som fungerer som en kopimaskin, med en automatisk mater som kan behandle lange dokumenter automatisk. Mange skannere kombinerer rollen som skriver, faksmaskin og skanner i en enhet, og lager digitale versjoner av all utgang automatisk. Mindre selskaper kan ønske å kjøpe en billig flatbed skanner som lett kan håndtere mindre volumer.

Dokumenthåndteringsprogramvare

Et dokumenthåndteringssystem er bare like bra som programvaren som driver den. Mange systemer er tilgjengelige, hver med spesialisert funksjonalitet. Alle systemene tillater at digitale dokumenter tildeles sporingskoder, tilordne dokumenter til dokkingstasjoner og tillate brukere å hente bestemte dokumenter. Mange systemer inkluderer måter å passordbeskytte sensitiv informasjon og annotere dokumenter før de videresendes til en annen person. Før du bestemmer deg for et dokumenthåndteringssystem, bør du vurdere hvordan hver avdeling i firmaet lagrer og henter papirdokumenter i dag, og bruker det som en baseline for nødvendig funksjonalitet.

Oppbevarings enhet

Når et dokument er digitalisert, må det lagres sikkert for gjenfinning når det er nødvendig. Lagringsenheter varierer i størrelse og funksjonalitet. Mindre kontorer kan ønske å tilordne en harddisk på en server for dokumentlagring. Større kontorer kan kreve en dedikert lagringsenhet. Vurder å inkorporere en ekstern backup-prosedyre som lager en duplikatdatabase. Ved funksjonsfeil, brann, vannskade eller tyveri på lagringsenheten, kan alle kundedata hentes fra sikkerhetskopieringsenheten uten å miste viktige dokumenter.