Slik løser du fakturafeil

Faktura feil oppstår, og de fleste klienter er forståelse for prosessen med å korrigere disse feilene, så lenge det ikke er for komplisert og ikke forekommer for ofte. Enten du fakturerer kunder elektronisk eller på papir, bør du raskt rette feilfakturaer og kommunisere tydelig om endringene og eventuelt årsakene bak dem. På samme måte, når du ber en leverandør om å fikse en feil på en faktura som er utstedt til firmaet ditt, må du være klar og profesjonell mens du retter dine kommentarer mot å adressere den konkrete feilen.

Elektroniske feil

Når du tar en elektronisk faktura feil før du sender fakturaen til kunden, kan du rett og slett rette problemet i ditt eget system og deretter skrive ut og utstede en annen faktura uten at kunden noensinne har visst. De fleste faktureringssystemer vil justere saldoer og beløp forfaller ut fra justeringen, uten at det til og med vises på den endelige fakturaen at en endring er gjort. Hvis du allerede har utstedt fakturaen, men kunden ikke har betalt, send en vennlig e-post eller gjør en høflig telefonsamtale som forklarer feilen, og utsted en ny faktura. Hvis kunden allerede har betalt, foreta en korreksjonsjustering på en fremtidig faktura, eller utsted en annen faktura eller kreditt korrigere feilen.

Håndskrevne faktura feil

Du kan fikse en feil på en håndskrevet faktura ved å krysse ut feil nummer og skrive i riktig beløp. Din faktura vil imidlertid se ut mer profesjonell - selv om den er håndskrevet - hvis du starter med en ny faktura. Oppbevar en kopi av den kansellerte regningen hvis fakturaene er nummerert for å dokumentere sekvensgapet. For å rette en feil på en håndskrevet faktura du allerede har gitt til en kunde, skriv en korrigert versjon, send den med et notat som forklarer korrigeringen, og hold kopier av både feil og korrigerte fakturaer.

Gjentakende faktura feil

En virksomhet som gir tilbakevendende faktura feil som feilaktig tillegg eller feil priser har sannsynligvis systemiske problemer bak feilene. Identifiser kilden til de gjentatte feilene, for eksempel manglende oppdatering av prisinformasjon regelmessig, og adresser det på systemnivå. Hvis for eksempel fakturaene gjentatte ganger angir en pris for et enkelt element når de skal oppgi en sakspris, tinker du med elementlisten for å klargjøre skillet mellom de to alternativene.

Faktura feil fra leverandører

Når du finner en feil på en faktura som en leverandør har oppgitt for deg, må du rette beløpet på regningen eller betalingsstubben og gi dokumentasjon for korrigeringen når du foretar betalingen. Ofte er feilene åpenbare og trenger liten eller ingen forklaring, for eksempel en pris eller en mengde som er i strid med pakken. Når feilen innebærer en stor sum eller krever ytterligere forklaring, ring eller email selskapets bokholder for å løse problemet.