Hvordan skrive et formelt forretningsmemo

Forretningsmemoer er nyttige når du sender viktig informasjon raskt til flere personer i en avdeling eller et firma. Notater informerer ansatte om nye retningslinjer, kunngjør viktig informasjon, gir detaljer om prosjekter eller informerer ansatte om tidsfrister. Selv om emnet for notater varierer, følger alle forretningsnotater samme grunnleggende format.

Memo Line og Header

Skriv ordet "memo" eller "memorandum" og senter det øverst på siden. Start toppteksten øverst til venstre på siden to linjer før memo-linjen. Skriv "Til:" på første linje og oppgi hver mottakers navn og jobbflise. Purdue Online Writing Lab anbefaler at du bruker fulle navn på en meny, selv om du adresserer mottakeren med et kallenavn når du ser henne personlig. Følg den linjen med "Fra:" og skriv inn navn og jobbtittel. Skriv "Date:" og nåværende dato på neste linje. Fagssegmentet er på fjerde og siste linje i overskriften. Skriv "Emne:" og ta deretter en kort beskrivelse av emnet. Mottakere er mer sannsynlig å lese notatet hvis du gjør motivet så direkte som mulig. "Jupiter Project Deliverables Schedule" vil skaffe mer oppmerksomhet enn "Jupiter Project", spesielt hvis mottakerne mottar mange notater om prosjektet.

Åpning

Åpningen forklarer kort årsaken til notatet. Din første linje kan lese, "Den første fasen av Jupiter-prosjektet skyldes i slutten av måneden. For å sikre at vi oppfyller dette målet, må vi vite statusen for oppgavene dine. "Hold denne delen notatet kort. Det bør kort og kortfattet forklare årsaken til notatet. Hvis åpningen er lang eller uklar, kan leserne kanskje ikke gjøre det til hoveddelen av notatet.

Hovedblokk

Hovedblokken i notatet utvides ved åpningen og inneholder tilleggsinformasjon for å støtte åpnings setningene. Matthew W. Ford College of Business foreslår at du unngår store tekstblokker og anbefaler at du bruker enkle setninger eller setninger i stedet for å oppsummere informasjonen mottakerne trenger å vite. Hovedblokken i notatet ditt kan inneholde setninger som ber mottakere om å liste opp hver oppgave som er tildelt dem og oppdatere deg om fremdriften til hver oppgave. Slutt på notatet ved å takke mottakerne for deres hjelp. Be dem kontakte deg hvis de har noen spørsmål eller bekymringer. Varsel mottakerne til eventuelle dokumenter som kan vedlegges ved å skrive "Vedlagt:" og inkludere en kort beskrivelse av vedlegget.

Format og stil

Bruk en 12-punkts skrifttype som ikke er vanskelig å lese, for eksempel Times New Roman, Arial eller Calibri. Skriv avsnitt som er tre til fem setninger lenge. Pass på at hvert avsnitt inneholder bare en ide. Begrens notatet til en side. Hvis notatet er lengre, kan mottakerne kanskje ikke lese forbi den første siden. Unngå wordy språk og lange setninger. Ikke forveksle et notat med en rapport. Formålet med et notat er å oppsummere viktig informasjon i et lesbart format. Lagre lange analyser eller filosofisk diskusjon for møter eller rapporter.