Slik lindrer du en SWOT

SWOT - et akronym for styrker, svakheter, muligheter og trusler - er et av de viktigste verktøyene et selskap kan bruke til å identifisere interne og eksterne påvirkninger som påvirker organisasjonen. Resultatene blir da brukt i strategiske planlagte tiltak og som en veiledning for å gjøre gode forretningsbeslutninger. Å forstå både de grunnleggende prinsippene for tilrettelegging og hvordan de er relatert til SWOT, er avgjørende for å lykkes med å lette et SWOT-møte.

Roller og ansvar

Rollen som en SWOT-facilitator er å lede i stedet for å styre en gruppe. En SWOT-facilitator bør ha god lytte-, kommunikasjons- og gruppeprosessegenskaper. Mens SWOT-facilitator er ansvarlig for å sikre at alle følger reglene, er det laget i stedet for tilretteleggeren som bestemmer hva reglene vil være. Leader-fokusert ansvarsområde rundt å skape en atmosfære der alle gruppemedlemmer føler seg komfortable og frie til å engasjere seg i åpen, ærlig kommunikasjon og å holde diskusjoner på sporet.

Plan

SWOT-tilrettelegging starter i forkant av det innledende møtet. Under planleggingsfasen bryter en tilrettelegger en stor gruppe inn i mindre grupper på tre til ti medlemmer, skaper en prosess for å samle og organisere smågruppearbeidsprodukter og bestemmer hvordan man skal strukturere og presentere resultater fra brainstormingsøkten. Prosessalternativer kan inkludere at hvert lag kan presentere sine resultater totalt, i rekkefølge av SWOT-akronymet eller i prioritetsorden. Strukturelle og presentasjonsalternativer inkluderer å vise resultater i et diagram som skiller og viser styrker og svakheter (både interne faktorer) på den ene siden og muligheter og trusler (begge eksterne faktorer) på den andre. Et annet alternativ er å liste resultater etter om de er positive eller negative.

Introdusere

Tilretteleggere tar en mer aktiv rolle i kickoff og igjen under den endelige rapporteringsfasen av møtet. Å presentere åpne spørsmål som angir scenen for diskusjon og oppmuntre gjennomtenkt, åpen kommunikasjon er avgjørende. En introduksjonsrunde som gir alle en første sjanse til å snakke, få innspill fra gruppen for å sette grunnregler for diskusjon og et kick-off spørsmål som "hvor er vårt selskap i dag og hvor kan vi gå herfra?" Kan foregå en forklaring på hensikt og formål med SWOT.

Overvåk og vurder

En SWOT-facilitator tar et skritt tilbake i brainstormingsfasen av et SWOT-møte. Hovedmålet i denne fasen er å la gruppene jobbe selvstendig, men å holde diskusjoner på sporet og fremover. Formålet med en SWOT-brainstorming er å identifisere interne og eksterne styrker, svakheter, muligheter og trusler, ikke å diskutere eller gi løsninger. Gruppeprosessegenskaper som gjør det mulig for en tilrettelegger å raskt vurdere - og gripe inn når det er nødvendig - inkludere evnen til å måle deltakelsesnivåer, overvåke kommunikasjonsstiler og sikre at gruppen beveger seg fremover

Rapportere

Som SWOT nærmer seg sin konklusjon, kan underordnet involvere gruppen i rapporteringsfasen med kryssforbindende spørsmål. For eksempel spør de deltakere "hvordan mangler markedsføringsekspertise - en svakhet - spille inn i en direkte konkurrent som nettopp har åpnet for virksomhet nedover gaten - en trussel?" Som kan føre til flere poeng på listen som vil bli presentert for ledelsen .