Slik dokumenterer du et inntektssystem

Et inntektssystem refererer til måten et selskap genererer inntekter og hvordan det beveger seg gjennom selskapets regnskapssystem. En regnskapsavdeling gir retningslinjer og prosedyrer samt dokumenter som viser systemfunksjonalitet og krav til vedlikehold. Å holde disse postene på plass gjør det enkelt for regnskapsførere når de har spørsmål eller når nye ansettelser trenger å forstå prosessen.

1.

Sett opp de enkelte komponentene i inntektssystemet for selskapet. Disse kan omfatte å skape fakturaer, bestemme betalingsmuligheter, behandle betalinger, sette inn betalinger, gjennomføre bankavstemming, legge til rette for inntektsføring i regnskapssystemet, behandlingskreditter og rabatter, etablering av interne revisjons- og kontrollprosedyrer, håndtering av kundefordringer og mer. Opprett et flytskjema som viser en oversikt over de enkelte trinnene i inntektssystemet for å inkludere i dokumentasjonen. Flow charts bidrar til å visualisere prosessen.

2.

Skriv opp hvert trinn i flytskjemaet på egen side, og gi detaljene til de enkelte trinnene. For eksempel skissere trinnene og prosedyrene for å generere fakturaer som gir inntekter til selskapet. Oppgi trinnvise instruksjoner for å opprette firmafakturaer, inkludert skjermbilder av regnskapssystemet, prosessen for å sende eller sende fakturaene til klienten og trinnene for å arkivere fakturaene etter at de er sendt. Ikke la noe ut. Gjør dette for hvert aspekt av inntektssystemet.

3.

Oppgi trinnene som er nødvendige for å behandle sjekker mottatt for betaling. Inkluder prosedyrene for å behandle betalingene mot fakturaene i systemet og ta med instruksjonene for å opprette bankinnskudd.

4.

Vis i dokumentasjonen for inntektssystemet hvordan du håndterer rabatter eller kreditter mot fakturaer for å sikre at de riktige beløpene registreres i systemet. Inkluder dokumentasjon om hvordan du beholder sikkerhetskopier av registrerte transaksjoner.

5.

Skriv instruksjoner om å avstemme betalinger som gjøres mot kontoutskriften, samt å få tilgang til bankkontoen online for bekreftelse.

6.

Beskriv prosessen for håndtering av tap eller fakturaer som er avskrevet fordi de ikke blir betalt. Dette kan inneholde instruksjoner for å sende fakturaene til samlinger, dersom det er en del av selskapets policy.

7.

Gjennomgå alle dokumentene for å kontrollere at alt er dekket. Inntektssystemdokumentasjonen er forskjellig fra selskap og må inneholde alle retningslinjer og prosedyrer for håndtering av inntekter også. Dette kan omfatte titlene på stillinger som håndterer de spesifikke funksjonene, interne kontrollene og mer.

Ting som trengs

• Flow chart programvare