Slik dokumenterer du en Business Issue-tidslinje

Dokumentasjon er en viktig del av enhver bedrift. Spørsmål og problemer oppstår alltid, og det er nyttig å ha papirarbeid som påloggings- og påloggingsark, hendelsesrapporter og andre typer daglige operasjonssammendrag for å støtte eventuelle fremtidige problemer som oppstår. Hvis en hendelse resulterer i en rettssak, et prosjekt går av sporet eller et program i utvikling mislykkes en test, opprettes en tidslinje med dokumentasjon som en del av grunnprosessanalyseprosedyren.

Årsaksanalyse

Når et problem oppstår, kan det bare være et symptom på det virkelige problemet. Root cause analyse er en metode for å ta et problem og gå tilbake i tid og prosess for å finne ut hva som utfelt en kjede av hendelser som førte til problemet. Root cause analyse utvikler en tidslinje gjennom undersøkelse av årsak og virkning, med utgangspunkt i problemet som skal undersøkes.

Hva skjedde?

Start med det synlige problemet, som kan betraktes som et symptom på grunnårsaken. En fullstendig detaljert beskrivelse av problemet når det gjelder fysiske, menneskelige og operative elementer kan avsløre et sted å begynne å lete etter årsaken til problemet. Bær disse tre elementene i tidslinjen og gjør notater om mulige årsaker til hvert elements del i problemet som undersøkes. En klar årsak kan bli bestemt uten videre analyse, men hvis ikke, bærer årsaks-og-effekt-forholdet for hvert element tilbake gjennom tiden til grunnårsaken, avsløres at du ikke mangler et sideproblem som kan ha bidratt.

Hvorfor skjedde det?

Dokument dato, tid og beskrivelse av enhver fysisk, menneskelig eller organisatorisk faktor som førte til problemet. Bestem nøyaktig hva som foregikk i forhold til fysiske årsaker, for eksempel manglende levering, mangel på en nøkkelmaskin eller feil i et viktig dataprogram. Så se på hvordan menneskelig involvering fant ut i problemet. Hvis et prosjekt ble sporet, kan det for eksempel skyldes at deltakerens fravær, informasjon ble levert sent, eller noen gjorde en feil. Kontroller eventuelle organisatoriske årsaker som bidro til problemet, for eksempel en endring i policy, forsinkelser eller misforståelser forårsaket av feil i hierarkisk kommunikasjon.

Hva er årsaken til roten?

Du må kanskje bære analysen din gjennom flere lag med årsak og effekt før du finner den virkelige skyldige. Du kan også finne ut at en rekke sideproblemer som involverer fysiske, menneskelige eller operative problemer bidro til problemet under behandling. Dokumentering av hver forekomst i tidslinjen og samling av papirarbeid knyttet til det aktuelle tilfellet vil danne grunnlag for din beslutning om hva som løser problemet og hvordan du skal gjøre om å skape løsningen. En feilaktig avgjørelse i løpet av en planleggingsøkt kan ha ført over tid til problemet du undersøker, og tidslinjen gir deg et veikart for å korrigere effekten av den feilaktige avgjørelsen siden den ble laget.