Klageprosedyrer på arbeidsplassen

Problemer og klager oppstår til tider i nesten alle arbeidsforhold, selv med sterk ledelse og kompetent arbeidsstyrke. Selv om prosessen sjelden brukes, er en standardisert klageprosedyre en viktig policy for å etablere for både små og store bedrifter. Spesifikasjonene i prosedyren kan variere noe for å dekke bedriftens behov, men den grunnleggende prosessen er lik for alle virksomheter.

Hensikt

En selskapsgodkjent klageprosedyr setter standarden for å håndtere enhver type klage som er gjort av ansatte ganske og grundig. Å gi et sted for å identifisere og løse konflikt gir ansatte en formell måte å bli hørt i stedet for å tvinge dem til å holde i sine følelser av frustrasjon eller sinne. Prosedyren tillater også at ledelsen stopper uakseptabel atferd fra arbeidsplassen og søker tilbakemelding på implementerte retningslinjer og prosedyrer som ansatte føler seg ineffektive eller urettferdige.

Prosess

Klageprosessen stammer fra en klage fra en ansatt som deretter sendes til sin veileder. I tilfeller der veileder er problemet, vil klagen vanligvis gå til neste leder i kø. Veilederen reagerer på klagen på en måte som følger selskapets retningslinjer samtidig som arbeidstakerens rettigheter ivaretas. Et utilfredsstillende svar fra veileder kan føre til at arbeidstaker å eskalere kravet til en person i en høyere lederstilling. På dette tidspunktet kan seniorlederen trenge ytterligere fakta for å ta en avgjørelse. Fremgangsmåten kan omfatte intervjuing med andre ansatte, møte med involverte parter eller tildeling av et panel av kolleger og ledende ansatte for å bistå med å samle inn. Hvis oppløsningen foreslått av toppledelsen ikke er akseptabel, kan det oppstå juridiske tiltak ved voldgift eller rettssaker.

Etablere retningslinjer

Bedriftspolitikken bør etablere den riktige kjeden for å sende inn klage, herunder hvordan håndtere klagen når det handler om en direkte veileder eller en daglig leder. Beskriv om klagen skal være muntlig eller skriftlig, og definer hvor lang tid veileder eller leder må svare på klagen. Hvis veiledere håndterer flertallet av klager, avgjøre om godkjenning fra en leder er nødvendig når en beslutning fattes. Ta med eksempler på grunner til at en ansatt kan sende en klage, slik at ansatte vet hvordan de skal følge prosedyren.

Tips

Klagepolitikken trenger konsekvent gjennomføring, med alle ansatte som får samme vurdering og dybde på gjennomgang. Registrer alle klager som er arkivert, inkludert alle detaljene i hvert trinn som er tatt for å løse klagen. Denne posten viser seg verdifull hvis situasjonen eskalerer til en juridisk sak. Den hurtige og rettferdige oppløsningen av alle klager innleverte gir ansatte tillit til systemet som en måte å skape et positivt arbeidsmiljø på.