Generell Ledger Kjøpseksempel

Hovedboka er også kjent som hoved- eller nominell hovedbok, fordi den har begge sider av dobbeltinngangstransaksjoner. I kontrast er kjøps- og salgsledere kalt datterselskaper fordi de ikke er en del av dobbeltdriftssystemet. Mens hovedboken inneholder "generelle" kontoer, for eksempel salg, kjøp, anleggsmidler og bankkontoer, registrerer datterselskapene selskapets transaksjoner med enkelte leverandører eller kunder. Å ha separate ledgers gjør det lettere å se hvor mye skyldes eller ved hver virksomhet som selskapet driver.

Dagbøker

Du kan legge inn oppføringer direkte i hovedboken, men god regnskapsmessig praksis er å registrere dem først i en dagbok eller dagbok, også kalt en bok med opprinnelig oppføring. Formålet med dagboken er å oppgi individuelle fakturaer, kreditter, betalinger og kvitteringer etter dato, kunde- eller leverandørnavn, referanse, type salg eller tilbud og beløp. I et manuelt regnskapssystem posterer lederkonsulent periodisk, vanligvis månedlig, sammendrag totalt fra dagboken til hovedboken. I datastyrte systemer blir generell ledgerpost automatisk gjort etter hvert som hver transaksjon er innført.

Kjøpsfaktura

Når et selskap foretar et kjøp på kreditt, gir leverandøren en faktura som er registrert i selskapets kjøpsdagbok eller kjøpskatalog. Det totale fakturerte beløpet er oppgitt mot leverandørens navn, sammen med en analyse eller kode for type forsyning. For eksempel vil en faktura på $ 500 for skriverpapir bli analysert til hovedboken for brevpapirkontoen. Når fakturaen er lagt inn i hovedboken, registrer du $ 500 som en kreditt på konto for kontoen og som en debet til kontoutskriften, og fullfører dobbeltoppføringen. I tillegg legger du totalt $ 500 til leverandørens konto i datterselskapet.

Kjøpskreditt

En leverandør kan gi kreditt for feil eller skadet gods eller for ufullstendige leveranser. Kreditt kan oppgis som minus beløp i kjøpsdagboken eller i en separat kjøpskredittjournal. For eksempel utsteder leverandøren av skriverpapir en kreditt på $ 50 for skadet papir. Legg inn $ 50 som en debet på konto for kontoen, og som en kreditt på kontoutskriften. Noter kreditten i kjøpsbokført som fradrag fra leverandørens konto.

Kjøpsbetaling

Betalinger og kvitteringer legges først til kontantboken før de overføres til hovedboken. Når selskapet betaler balansen på $ 450 på grunn av leverandøren, skriv den inn på betalingssiden av pengeboken. Legg inn beløpet som er betalt til kreditt på bankkontoen og debet det til konto for kontoen i hovedboken. Legg også inn betalingen på $ 450 på leverandørens konto i kjøpslederen. Nettoeffekten av disse transaksjonene er en kostnad på $ 450 på kontoutskriften og en betaling på 450 dollar fra bankkontoen i hovedboken og en balanse på null på leverandørens konto i kjøpslederen.