Hovedbokkontobeskrivelser

En generell hovedbok er en notering som består av kontoer. Beskrivelser av disse regnskapene er nyttige for å forstå en generell hovedbok og navigere den. Vurder beskrivelser som nyttige tips for å gjøre regnskapsinformasjonen brukervennlig. Uten beskrivelser ville det være et mareritt å finne spesifikke data - du ville ha koder eller noe som "AA22", og ingen ville vite hva det betyr, skape forvirring, noe som fører til en svært ineffektiv og ineffektiv regnskapsprosess.

Betydning

Den viktigste betydningen av beskrivelser av generalkataloger er å gjøre innholdet i hver konto tydelig, noe som reflekterer innholdet på hver konto. En bruker kan skanne et system eller en rapport, og har en anelse om hva hver konto inneholder. For eksempel, hvis en bedrift har to kontrollkontoer, "Bank A" og "Bank B", er det fornuftig for beskrivelser å lese: "Cash - Bank A" og Cash - Bank B. "Når du ser på transaksjoner under Kontanter - Bank A, du vet at det inneholder transaksjoner i Bank A, noe som gjør kontoanalyse og forskning enkelt.

Egenskaper

Beskrivelser av kontoer bør fokuseres. En beskrivelse kan være "Leiekostnad" hvis en bedrift betaler leie til en utleier. Hvis en bedrift betaler leie til mer enn ett sted ved hjelp av to forskjellige kontoer, er det fornuftig å ha to beskrivelser i hver konto, for eksempel "Utgifter til leie - Los Angeles" og "Leieutgifter - San Francisco".

Regnskapsbeskrivelser er særegne. Det er ikke fornuftig å ha mange kontoer med samme navn og ingenting annet å skille dem fra. Hvis alle kostnadskontoene dine heter "utgifter" og ingenting annet, blir det vanskelig å finne noe spesifikt, for eksempel lønnskostnader eller forsyningsutgifter.

betraktninger

Ikke gjør regnskapsbeskrivelser lenge eller sammenfylt. Hold det enkelt og med så få ord som mulig. Unngå å bruke verb eller være altfor forklarende. For eksempel unngå denne typen beskrivelse: "Mottakelig fra Mr. X fra skolens jobb på 3-21-10 - Betalt delvis på arbeidsdagen." I de fleste regnskapssystemer kan du legge til detaljer om jobben eller situasjonen under kundens informasjon eller jobbinformasjon, ikke under kontobeskrivelsen. I stedet kan du få en beskrivelse av denne kontoen som bare "Mr. X".

Når du utvikler nye kontobeskrivelser, bør du vurdere klassifiseringen. For eksempel, hvis en konto er en forpliktelse, unngå å beskrive den som en kostnad eller en inntekt. Hold deg til kontoklassifiseringen, eller du vil opprette forvirring.

standard~~POS=TRUNC

Lag en standard måte å skrive beskrivelser på og tid på eventuelle endringer du gjør i eksisterende kontoer. For eksempel kan alle beskrivelsene dine starte med et stort brev og resten ikke aktiveres. Unngå å kapitalisere alle bokstaver i alle kontoer fordi det gjør det vanskelig å lese. Den gode nyheten er at de fleste regnskapsprogrammer lar deg endre kontobeskrivelser enkelt.

timing

Når du endrer eksisterende kontobeskrivelser, vær oppmerksom på at rapporter som kjørte før endringen, inneholder den gamle kontobeskrivelsen, og som kan skape forvirring. For eksempel kan du ha en konto med navnet "Office supplies" som blir endret til "Supplies." Folk vil lure på om det er samme konto eller en annen konto. Det er bedre å endre eksisterende kontoer i begynnelsen av året for å minimere misforståelser.