Fire typer data i et regneark

Uansett om du jobber for en liten mor-og-pop-operasjon eller tilhører et gigantisk, multinasjonalt firma, er regneark sannsynligvis et uvurderlig verktøy for bedriften din. Alle bedrifter håndterer ulike typer data, ting som kundelister, lager, kundefordringer, markedsføringskontakter og mye mer. Regneark gjør det enkelt å legge inn informasjon i et regneark (en enkelt kategori eller "side" i en regnearkfil) og å manipulere informasjonen for presentasjon og analyse. Selv om det er mange forskjellige typer data (og mange måter å karakterisere dem på), er virksomheten din sannsynligvis avhengig av fire viktige typer informasjon for datahåndtering.

Dollars, dollar, dollar!

Hva kan være mer kritisk for en bedrift enn å holde oversikt over pengene som kommer inn og pengene du bruker. Regneark er ideelle verktøy for visning og analyse av bevegelse av penger inn og ut av virksomheten din. Du kan formatere et segment av regnearket ditt - velg kolonner, rader eller en rekke celler - for å gjenkjenne numeriske oppføringer som å representere penger. Programvaren din vil automatisk bruke formateringen du har valgt for pengeroppføringer, for eksempel å bruke et dollarskilt til oppføringen og vise det med to desimaler for å representere sent. Det er mange måter du kan endre utseendet på, for eksempel ved å velge en annen valutaenhet enn amerikanske dollar eller eliminere centsoppføringene, som er nyttig for store dollarbeløp.

Administrere tall

Bedrifter holder styr på en forferdelig masse numeriske data foruten penger. Noen av det er enkle teller, ting som antall kjøretøyer i selskapets flåte eller antall ganger hver av kundene dine har blitt kontaktet via telefon. Andre tall er mer representativ, for eksempel kundenummer eller personnummeret til personnummeret ditt. Noen bedrifter har behov for å opprettholde lister over enda mer spesialiserte numeriske data, for eksempel breddegrad og lengdegrad felt eller kongressdistrikt tall.

Regnearket ditt tilbyr mange formateringsalternativer for disse typer tall også. Du kan få tallene til å vises med eller uten kommaer, eller med en standardisert stil med bindestreker og parentes etter behov. Du vil kanskje at telefonnumrene dine skal vises med retningsnummeret i parentes, for eksempel eller sosialsikkerhetsnumre for å inkludere bindestrek på de aktuelle stedene.

Tekst som en datatype

Kundenavn, produktbeskrivelser, byer, land, e-postadresser - alle disse og mer - kommer rutinemessig inn på regneark i tekstformat. Tekst er utvilsomt en form for data. For eksempel kan regnearket ditt nesten øyeblikkelig alfabetisere en lang liste med navn fordi den gjenkjenner tekstoppføringene som data og kan manipulere dem på riktig måte.

Vær nøye med å vurdere tekstfeltene dine. For eksempel kan det være lurt å skrive inn kundens fornavn i et eget felt fra etternavn. Dette gjør det enkelt å sortere listen i alfabetisk rekkefølge på enten for- eller etternavn. På samme måte kan det ikke være så nyttig å skrive inn en full adresse i en enkelt celle som å dele adressen i separate felt, for eksempel by, stat og postnummer for å tillate hurtig sortering på disse parameterne.

Tips

• Datoer kan skrives ut i tekstformat eller i et standardisert numerisk format. Hvis du identifiserer et datafelt eller en rekke celler i regnearket som en datooppføring, kan regnearket ditt enkelt konvertere frem og tilbake mellom numeriske og tekstrepresentasjoner.

Arbeidsskjemaformler

Selv om data ikke er nøyaktig, er muligheten til å skrive inn formler et viktig element i datastyring i regneark. Tenk deg å bli bedt om å se omsetningen de siste fem årene for hver en av mer enn tusen produkter for å se hvor salget øker og hvor de faller av. Å gjøre en oppgave som dette manuelt ville ta dager, om ikke uker, og involvere utrolig tedium. Men med en godt utformet formel eller to, kan et regneark klare oppgaven i løpet av sekunder.