Eksempler på regler jeg kan søke på ansatte i forbindelse med teknologi

Små bedrifter bruker teknologi, for eksempel mobiltelefoner, sosiale medier og videokonferanser, for å kommunisere med sine arbeidsgivere, forretningskollegaer, leverandører, leverandører og kunder. Småbedriftseiere håndterer teknologipolitikker og prosedyrer for å lede ansatte i bruk av selskapets teknologi og tilhørende verktøy. Disse retningslinjene inneholder regler som er ment å beskytte småbedrifter fra ulovlige aktiviteter eller andre aktiviteter som kan ha en negativ innvirkning på merkevarens rykte.

Brukernavn og passord

Forretninger oppgir vanligvis sine ansatte med brukernavn og passord for tilgang til selskapets datamaskin, telefonsvarer og programvare. Som arbeidsgiver kan du instruere dine ansatte om ikke å dele innloggingsinformasjonen med enkeltpersoner som ikke er med i selskapet, eller til og med medarbeidere. Ved å utpeke innloggingsinformasjon til hver ansatt, kan du spore bruken og minimere potensielle feil som kan koste selskapets penger og omdømme.

Lagre filer nesten

Noen selskaper vedtar papirløse, virtuelle arkiveringssystemer som en måte å "grønne" sine organisasjoner på, og gjøre filene mer tilgjengelige for ledelse og ansatte når de er på farten. Opprett regler som beskriver hvilke dokumenter og informasjon som skal lagres, hvordan de skal arkiveres og hvem som skal ha tilgang.

Personlige bruksregler

Bedrifter varierer i deres politikk for personlig bruk av kontorsteknologi. Noen selskaper forbyer ansatte å bruke teknologi til personlig bruk, mens andre tillater ansatte personlig bruk, så lenge de ikke misbruker sine privilegier. Du kan begrense ansatte til å bruke teknologi til personlig bruk under pauser, og minne dem om at sende, motta eller laste ned upassende eller ulovlige dokumenter, meldinger eller bilder kan føre til disiplinære tiltak.

Nettovervåking

Arbeidsgivere har rett til å overvåke medarbeiderens e-post og webaktivitet, spesielt hvis de er mistenkelige for ulovlig eller upassende utveksling. Som regel, la ansatte vite at du vil bruke overvåkingsprogramvare etter eget skjønn. Utover å overvåke personlig bruk, kan arbeidsgivere oppdage bedrageri, avgjøre hvilke nettoppgaver ansatte jobber med i løpet av dagen, og hvor lenge de er borte fra sine datamaskiner.

Sosiale medier

Social media popularitet er økende, da det gir enkeltpersoner og bedrifter flere måter å møte, holde kontakten, dele ideer og musikk og markedsføre produkter og tjenester. Sammen med fordelene kommer det ulemper, for eksempel å være en distraksjon blant ansatte og et sted for å lufte om frustrasjoner på arbeidsplassen. Ansatte bruker ofte sosiale medier i arbeidstid, gjennom arbeidsmediene, eller på smarttelefonene. Arbeidsgivere kan bekjempe misbruk av teknologi ved å lage sosiale medier politikker for å skissere om nettstedene er tilgjengelige i arbeidstiden og hvilken type informasjon ansatte kan legge inn. Dine regler kan forby arbeidstakerne å gjøre avvikende bemerkninger om selskapet, medarbeider, leverandører, leverandører og kunder.