Eksempler på administrative lagroller

Administrative ansatte er ryggraden i de fleste bedriftsbedrifter, og utfører de typer oppgaver som er nødvendige for at selskapene skal fungere, men som kan være for tidskrevende for ledere å utføre. Ansatte som håndterer administrative oppgaver i små bedrifter, kan være like viktige som de i bedriftsforetakene. Å ha et administrativt team ombord i din småbedrift kan frigjøre deg for å fokusere på oppgaver som er direkte relatert til å vokse din bedrift, i stedet for å bli bogged ned av administrative detaljer.

Håndtering av telefonsamtaler

Administrasjonsgrupper håndterer både innkommende og utgående telefonsamtaler. En resepsjonist, for eksempel, kan svare på alle innkommende anrop, finne ut hvem som er den beste personen i organisasjonen for å motta anropet og deretter ringe anropet tilsvarende. En administrativ assistent, som et annet eksempel, kan ringe klienter på vegne av sine veiledere for å sjekke kundens tilfredshet med sine siste kjøp.

utsendelser

Administrative ansatte er vanligvis opptatt av å håndtere all postkorrespondanse. Klerkemedlemmer kan være ansvarlig for å skrive brev, skrive ut postmaterialer og håndtere de faktiske utsendelser, inkludert kjøp av frimerker på et nærliggende postkontor eller arbeid direkte med representanter fra tjenesteleverandører som FedEx.

Dataregistrering

Dataregistrering er handlingen med å legge inn informasjon fra en trykt side til en databas eller til å manuelt skrive inn data fra ett program til et annet. Administrative ansatte i en regnskapsavdeling, for eksempel, kan manuelt legge inn fakturainformasjon i et regnskapssystem. Markedsføringsansatte, som et annet eksempel, kan legge inn kvantitative kundedata fra flere utsalgssteders ledelsesrapporter i en egen database.

planlegging

Kontormedarbeidere håndterer oftest alle planleggingsaktiviteter for sine veiledere. Administrasjonsgrupper håndterer fly- og hotellbestilling, klientmøter, middags- og seminarreservasjoner, limousinstransport og praktisk talt alle planleggingsrelaterte oppgaver som vil ta bort veiledernes produktivitet.

Andre prosjekter

Administrative jobber kan ha et rykte som repeterende eller verdslig, men de har ofte omfattende ansvar som introduserer nye utfordringer på en kontinuerlig basis. Et administrativt team for en liten bedrift vil sannsynligvis bli tatt om bord for nye oppgaver med hver uke eller måned, og bistår selskapets ledere med nesten alle større prosjekter som selskapet vokser. Assistenter kan skrive ut og montere store mengder markedsføringsmaterialer en dag, for eksempel, mens de hjelper med en fokusgruppe i en lokal kaffebar den neste.