Etiquette Regler for å skrive Business Emails

Email gir forretningsfolk en enkel og rask måte å utveksle informasjon elektronisk. Som med alle former for skriftlig korrespondanse i næringslivet, må e-postene være sammensatt og formatert profesjonelt. Selv om denne form for avansert kommunikasjon fremmer rask meldingstjeneste, og ikke tar deg tid til å overholde etikettstandarder, kan du komme deg i varmt vann med din veileder.

Bruk emnelinjer

Ifølge Purdue University, fyll alltid emnelinjen med emnet i e-posten din. Dette gjør at mottakere vet hva e-postadressen din handler om, og hvordan de bør prioritere å lese e-posten din mot de mange (eller hundrevis) e-postadressene de må lese. Du må også vurdere at mottakeren (e) kanskje har ventet engstelig for en e-post fra deg på et bestemt emne, men med mindre e-postadressen din har en emnelinje, kan de ikke vite for å åpne den.

Sett en profesjonell tone

Tonen i e-postadressen din skal alltid være profesjonell. Som anbefalt i en juni 2010 artikkel på Inc.com, ikke spøk rundt eller bruk sarkasme, unngå trendy slang eller sjargong, og unngå å være leken eller cutesy. Legge til smiley-ansikter og andre uttrykksikoner i en forretnings e-post er upassende. Selv om du kjenner personen du sender e-post til, vet du ikke hvor mange andre folk ser e-posten din.

Riktig hilsen

Som du ville med et håndskrevet (eller skrevet) brev, bruk riktig hilsen i e-posten din. Purdue University anbefaler e-postforfattere til å motta mottakere med en varm hilsen, for eksempel "God morgen", og avslutt e-posten med "Vennlig hilsen" eller "Takk." Disse typer salutasjoner holder e-posten din profesjonell og høflig.

Bruk profesjonelle skrifttyper

Skriften du bruker i e-posten er en refleksjon av deg. Tegneserieutseende fonter, for eksempel fonter med skarpe eller boblende bokstaver, gjør avsenderen overfor så barnslig, noe som reduserer kommunikasjonens profesjonalitet. Hold fonts profesjonell. Ifølge Wellesley College er de beste skrifttyper som skal brukes til forretningsformål Times New Roman, Arial og andre boktrykte skrifttyper.

I tillegg, avstå fra å endre skrifttypen slik at den er i alle store bokstaver, da dette tolkes i elektronisk kommunikasjon som roping.

Proofles e-posten din

Det er uprofesjonelt å sende e-postmeldinger med stavefeil, tegnsettingsfeil og andre typer grammatiske eller tekniske feil. Slike feil gjør det til å virke som om du ikke har tilstrekkelig skriveferdigheter. Bruk stavekontrollfunksjonen i e-postprogrammet til å korrigere feilstavede ord, og prøv alltid sammensetningen din før du trykker på Send-knappen.