Organisasjons Tips til ansatte

Som småbedriftseier er det viktig å holde nøyaktige ansattsposter fra et menneskelig synspunkt, samt å sikre samsvar med føderale og statslige lover. På grunn av deres betydning, må medarbeideregister være godt organisert for å hjelpe deg med å finne informasjonen når du trenger det. Noen tips kan hjelpe deg med å utvikle og administrere et effektivt system for medarbeideropptak.

Velg en passende metode

Velg en filbehandlingsmetode som passer din personlige stil og størrelsen på bedriften din. Hvis bedriften din er veldig liten - har bare to eller tre ansatte, for eksempel - du kan beholde papiroppføringer i manilamapper som er lagret i et låst filskap. For en større bedrift kan lagring av poster på en datamaskin være mye mer praktisk. Pass på å sikkerhetskopiere eventuelle datafiler med papirkopier eller ved å lagre dem på en disk.

Opprett standardiserte skjemaer

For å sikre konsistens og nøyaktighet, utvikle standardiserte skjemaer for aktiviteter som påvirker alle ansatte. Typiske former kan inkludere de som brukes til prestasjonsevalueringer, disiplinære tiltak og lønnsjusteringer. Standardiserte skjemaer hjelper deg med å behandle hver ansatt rettferdig og gi dokumentasjon i tilfelle kostnader som diskriminering.

Ordne filer kronologisk

For å gjøre gjenstander enkle å finne, spesielt når du bruker et arkivsystem, arkiver dokumenter i kronologisk rekkefølge. Begynn hver fil med nytt utleiepapir som inneholder elementer som jobbsøknad, CV, skatt og regjeringsskjemaer, for eksempel en W-4 og I-9, en skriftlig stillingsbeskrivelse og nødkontaktinformasjon. Legg til hvert nytt element som det oppstår, for eksempel en årlig ytelsesevaluering. Du kan velge å lage undermapper - for eksempel nyleieinformasjon og ytelsesvurderinger - for hver ansatt og ordne dokumenter kronologisk innenfor hver enkelt.

Inkluder signerte avtaler

Hvis firmaet ditt har retningslinjer som ikke-konkurranseavtaler, ikke-samsvarskontrakter, etiske retningslinjer eller seksuelle trakasseringsregler, må du sørge for at du får en signert bekreftelse på at medarbeideren har lest og forstått hverandre og lagret dem på filen. Dette vil beskytte deg i tilfelle du må si opp en ansatt på grunn av brudd på en av disse avtalene.

Sensitiv informasjon

Husk at ansatte har juridisk rett til å se deres ansattes filer. Dette betyr at du bør være forsiktig med informasjonen du velger å skrive inn. Hvis du for eksempel gjør betennende skriftlige kommentarer angående en ansattes etnisitet eller seksuell orientering, kan du åpne deg selv for potensiell søksmål.