Plikter til en Resepsjonist

Å ansette en resepsjonist som arbeider som ansiktet til din bedrift starter med en godt utarbeidet stillingsbeskrivelse som beskriver stillingen til stillingen. Ta med i jobbeskrivelsen det typiske ansvaret som kreves av resepsjonister, men ikke nøl med å legge til i oppgaver som er spesielt for bedriften din, for eksempel å håndtere ferdigstillelse av innledende papirarbeid når nye kunder kommer først. Så lenge jobben beskrives klart på forhånd og binder plikter til rettferdig lønn, kan det hjelpe deg med å finne den perfekte personen for jobben.

Hilsen Besøkende

En av de grunnleggende oppgavene til resepsjonens resepsjonist er å hilse på besøkende. Resepsjonisten er den første, og noen ganger bare, personen som besøker din butikk eller kontor kan møte. Selv om dette er en inngangsnivårolle, må en vellykket resepsjonist være både en utmerket kommunikator og en sterk administrator, som samarbeider med personer med all overbevisning og faglig nivå.

Når gjestene kommer, bør resepsjonens resepsjonist hjertelig velkommen dem, noen ganger ta på seg strøk, gi forfriskninger og svare på grunnleggende spørsmål angående virksomheten, som for eksempel driftstimer. Resepsjonisten bør gjøre det et poeng å være kunnskapsrik nok til å gi en kort forklaring av produktene og tjenestene din tilbyr.

I tillegg til personlig hilsen er resepsjonens resepsjonist ansvarlig for å svare på alle innkommende anrop. Avhengig av bedriftens størrelse, bør resepsjonisten være kjent i telefonsystemet for å oppnå denne oppgaven. Screening samtaler som ønsket, ringer resepsjonistruter til riktig mottaker, tar og sender meldinger etter behov.

Distribuere e-post

I noen selskaper overvåker resepsjonens resepsjonist distribusjonen av innkommende og utgående post. Når posten kommer, sorterer resepsjonisten den, eliminerer søppelpost og identifiserer stykker av høyeste prioritet. E-posten blir distribuert i henhold til selskapets retningslinjer. En resepsjonens resepsjonist kan enten levere hver post direkte til mottakeren eller plassere pakkene i en passende interoffice-postspor. Resepsjonisten signerer også for prioritet eller overnattingspakker som de ankommer.

Dagligvis forbereder resepsjonens resepsjonist utgående post for henting av posttjenesten eller overnattingskurer. Hvis en person eller bedrift trenger dokumenter i et rush, kontakter resepsjonisten en messenger service og gir alle nødvendige instruksjoner.

Administrative oppgaver

En resepsjonsservice kan også utføre en rekke kontoroppgaver, inkludert utarbeidelse av korrespondanse, forberede finansielle regneark og skape presentasjoner. Administrere kalendere av ledende lagmedlemmer og foreta forretningsreiser kan også falle under mottaket av resepsjonens resepsjonist i små- eller mellomstore bedrifter. Front desk resepsjonist er også noen ganger belastet med å bestille kontorrekvisita, arkiveringsdokumenter, lage fotokopier, og sende og motta fakser. I noen tilfeller kan personen som sitter foran, også utføre lette bokføringsoppgaver.