Ulempene ved pivottabeller

Microsoft Excel tilbyr et bredt spekter av datasorterings- og organisasjonsfunksjoner, men Excel-brukere bruker ofte pivottabeller blant programvarens kraftigste verktøy. Selv om bedriftsbrukere kan hente et vell av informasjon fra Excel-pivottabeller, bør brukerne være oppmerksom på noen viktige ulemper ved bruk av pivottabellfunksjonen.

Vanskelighet

Selv om pivottabeller lar Excel-brukere raskt sortere data til et nyttig crosstab-format, kan enkelte brukere føle seg skremt av verktøyets tilsynelatende kompleksitet. Danny Rocks, eier av programvaretreningsfirmaet The Company Rocks, forklarer at brukere kan lage et grunnleggende pivottabell med så få som 10 museklikk. Sammenlignet med andre funksjoner i Excel, kan dette antall klikk gjøre at pivottabelldannelse virker som en komplisert og skremmende prosess. Hvis du ikke er kjent med pivottabeller eller med dataene i kildeskjemaet, kan du også finne opprettingsprosessen utilsiktet og legge til kompleksiteten ved å bruke dette verktøyet.

Data Valuta

Når du bruker andre dataanalyseværktøy i Excel, som betinget formatering eller datafiltering, gjenspeiler verktøyene umiddelbart dataendringer uten ytterligere brukerinngang. Pivottabeller arbeider med dataene som er tilgjengelige på tidspunktet for opprettelsen, og kan ikke umiddelbart oppdateres når dataene endres eller nye data blir tilgjengelige. I stedet må du kanskje oppdatere pivottabeller eller til og med helt gjenskape tabellene etter at data endres for å gjenspeile den nyeste informasjonen.

Kildedata

Excel-brukere som ønsker å lage pivottabeller, må bruke litt tid på å bli kjent med kildedataene før begynnelsen av etableringsprosessen. Fordi pivottabeller organiserer Excel-data i et kryssformatformat, må brukerne ha nok kjennskap til at dataene skal plasseres riktig i kolonner og rader. I tillegg kan det hende at noen brukere må bruke litt tid på å massere kildedata for å eliminere tomme oppføringer og andre problemer som kan opprette en feil i pivottabellen. Hvis kildeskjemaet ikke allerede inneholder klare, lett identifiserbare kolonneoverskrifter, kan det hende du må bruke tid på å lage overskrifter. Disse overskriftene vil fungere som feltnavn under pivottabellopprettingsprosessen.

Excel-format

Hvis du vil dele data i et pivottabell med andre, kan du støte på en av de mest distinkte ulempene ved dette Excel-verktøyet. Deling av nyttige, funksjonelle pivottabeller med andre krever at Excel-arbeidsboken lagres i Excel-format. Brukere som ikke har Excel, kan ikke bruke eller til og med få tilgang til arbeidsboken som inneholder pivottabellen. Hvis du ikke trenger å dele den fulle funksjonaliteten til pivottabeller, kan du skrive ut crosstab-organisert data til papir eller en PDF, men disse utgangsformatene tillater ikke mottakere å oppdatere eller manipulere pivottabelldataene. Noen mottakere kan være i stand til å åpne Excel-arbeidsbøker som inneholder pivottabeller med programvarepakker med åpen kildekode, men ikke-Microsoft Office-programmer kan ikke pålidelig åpne arbeidsbøker med pivottabeller eller kan ikke tolke tabellinnholdet riktig.