Ulike typer forretningsbrev og deres skjelettdeler

Brev er et viktig verktøy for kommunikasjon mellom små bedrifter. De lar deg dele informasjon med mottakere eller tvinge dem til handling, og de lager også papirstier som kan fungere som offisielle poster. Virksomhetsbrev bruker mange former, men alle skal begynne med å identifisere målet ditt for å skrive på vegne av organisasjonen din. Organiser brevet ditt på riktig måte for sitt formål, pass på å bruke riktig grammatikk og stavemåte sammen med profesjonelle visuelle presentasjoner og tone. Oppnå et andre sett med øyne når det er mulig for å sikre at sluttproduktet gjenspeiler ditt mål.

Elementer av et dekselbrev

Et følgebrev følger med et antall forretningsdokumenter, inkludert forslag og rapporter. Hovedteksten adresserer den tiltenkte mottakeren - ofte i omsorg for hennes administrative assistent. Dens kropp orienterer raskt leseren og beskriver antall og art av tilhørende elementer. For eksempel: "På vegne av Medley Markets, vær så snill å takke deg enda en gang for å møte med ledelsen vår 1. april. For å følge opp, er det vedlagt en serviceavtale for din anmeldelse." Et deksel lukkes med kontaktinformasjon til støtte fremtidige tiltak. Et slikt brev kan fortsette: "Vennligst rediger eventuelle foreslåtte redlines eller henrettelser til Kelly James, forretningsdirektør, innen den siste virkedagen i måneden. Vi gleder oss til å formalisere vårt forhold til deg. "Videre legger du til" Enclosure "eller" Enclosures "- avhengig av antall vedlagte elementer - under bokstavets signaturlinje.

Komponenter av et salgsbrev

Et salgsbrev markedsfører småbedriftens produkter og tjenester. Adresse brevet til en person som har makt til å gjøre eller påvirke kjøpsbeslutninger vesentlig. Gi en overbevisende overskrift og del informasjon om hva du selger i kroppen. For eksempel: "I 2013 ble Interiors Elite stemt av forbrukere som vår bys nr. 1 tekstilfirma. Vi er virkelig et snitt over resten! Vedlagt finner du tekstprøver og en prisindeks for vår nye vårinteriørlinje. "Et salgsbrev lukkes med oppfølgingstrinn som støtter umiddelbar kjøpsadferd:" Ta kontakt med klienttjenester i de neste to ukene, referanse kode 525, for å motta spesielle besparelser på våre tilpassede designalternativer. "

Deler av et bekreftelsesbrev

Et bekreftelsesbrev bekrefter mottak av informasjon eller materiale eller på annen måte gjenkjenner en handling. I tillegg uttrykker det ofte takk. Brevet kan være kort, men timingen er viktig. Sørg for at nøyaktig kontaktinformasjon vises i overskriften, slik at bekreftelsen din blir raskt og effektivt styrt. Ta med språk i bokstavets kropp, med tydelig angivelse av hva firmaet ditt bekrefter. Du kan skrive: "Next Step Gym bekrefter mottak av betalingen din i beløpet av $ 125, 00 den 15. mars. Vi takker for at du valgte vårt anlegg." Sammendrag neste trinn i brevets konklusjon: "Vi vil gjenopprette ditt medlemskap fra datoen for dette brevet og ser frem til å se deg snart. "

Seksjoner av et justeringsbrev

Svar på kundeklager med et justeringsbrev. Overskriften adresserer personen som utstedte kravet. Kroppen anerkjenner hjertelig saken han tok med hensyn til virksomheten din, og sier da hvordan du vil løse det. Som et eksempel: "Easy Numbers Group takker deg for din siste forespørsel om regningen din datert 15. februar. Vi har undersøkt denne saken og fastslått at saldoen fra den forrige regningen ble feilaktig brukt. Vi vil derfor umiddelbart kreditere $ 49, 52 til kontoen din. "Ekspressvurdering i justeringsbrevet avsluttes. For eksempel: "Vi verdsetter virkelig din lojalitet. Takk for at du valgte vårt firma de siste 11 årene. "