Utfordringene i Business Email Communication

Bedriftsledere i dag kommuniserer regelmessig med sine ansatte, kunder og andre interessenter via e-post. Mens e-postkommunikasjon er rask og kan sendes enkelt fra en PC, en telefon eller en annen mobil enhet, avviser ledere e-post for utfordringer mediet utgjør i bedrifter store og små.

effekter

Sende en e-postmelding er ikke som å sende en forseglet konvolutt via posttjenesten. Kommunikasjon på papir er langt mindre sannsynlig å bli lest av noen meldingen ikke er beregnet på. Dette er ikke sant med e-post, som kan videresendes av mottakeren til hvem han velger. Utfordringen for enhver bedriftsperson er å tenke klart om innholdet i e-postmeldingen han skal sende og de utilsiktede konsekvensene av informasjonen som slutter i feil boks.

Tidsramme

Noen ganger blir en e-postmelding tilstoppet i "systemet" og leveres ikke i timer eller noen ganger til og med dager fra det tidspunktet det ble sendt. Du forventer nesten øyeblikkelig levering, men det er ikke alltid tilfelle. Nøyaktig dato og klokkeslett stempling kan lindre en del av dette problemet. Men det er også viktig å vurdere hvilken tidssone e-postserveren er, og hvordan idiot-sikker sendingsmekanismen er.

betraktninger

E-post ble utviklet for å forbedre kommunikasjonen ved å gjøre det raskere og mer til poenget. Men utskrift av e-postmeldinger på firmaprinteren beseirer dette formålet. Det "papirløse" kontoret er langt unna hvis for mange ansatte insisterer på å holde papirfiler av alle e-postmeldingene de sender eller mottar.

Advarsel

E-post har gjort det enkelt å være lat. Mens det er åpenbare effektiviteter som skal oppnås ved bruk av e-post, må du sørge for at salgsteamet ikke bruker e-post som en krykke. Det er ingenting som et varmt personlig møte for å lukke et salg eller gjøre en overbevisende tonehøyde til en potensiell kunde.

Ekspert Insight

Akkurat som salgsfolk må være personlig foran kundene, må ledere også være personlig i kontakt med ansatte, forteller Shawn Smith fra Next Level Consulting, en New York-basert konsulent for voksende bedrifter. Det er for enkelt for ledere å sitte i lukkede kontorer og e-postmedarbeidere uten å snakke med dem en-mot-en. Selv den mest kortfattede e-postkommunikasjonen vil trenge avklaring av enkelte ansatte.