Når skal du bruke en bedriftsrapport til å kommunisere i stedet for et forretningsbrev

En bedriftsrapport er primært brukt til å formidle informasjon. Et brev kan også formidle informasjon, men det oppsummerer vanligvis informasjon. Mens et brev er adressert til bestemte mottakere, kan en rapport sendes til personer utenfor firmaet eller publiseres. Rapporter formateres ofte på en måte som er konsistent fra en rapporteringsperiode til en annen slik at informasjon kan sammenlignes. Hvis det er en omsetning i arbeidstakere som utfører rapporter, gir enhetligheten i en rapportmal det lettere for selskapet å opprettholde konsistens i rapporteringspraksis.

Lengde

En faktor ved å bestemme om man skal bruke en bedriftsrapport eller et forretningsbrev, er lengden på informasjonen du trenger å kommunisere. Et forretningsbrev er vanligvis mellom en og tre sider lang. Hvis du formidler informasjon som er lengre enn dette, blir det lettere å lese om det er formatert som en rapport med oversikt, overskrifter og en konklusjon. Lengre rapporter skal inneholde en innholdsfortegnelse for å hjelpe leseren.

Publikum

En annen faktor å vurdere er publikum. Hvis informasjonen du har samlet vil bli vurdert av bare noen få personer, innlemme den i et brev som inneholder dine personlige kommentarer. Men hvis du samler informasjon som vil bli lest av mange mennesker eller henvist til i fremtiden av personer utenfor bedriften din, kan du bruke en bedriftsrapport. Finansielle data, for eksempel, kan bli vurdert av selskapets aksjonærer, regnskapsførere, advokater og myndigheter.

Type informasjon

Data kompilert i tabeller, lister, regneark eller skjema passer bedre inn i en bedriftsrapport enn et brev. På samme måte, hvis du inkluderer grafer eller diagrammer, bruk en rapport. Et stort forskningsprosjekt, som en feasibility studie, bør legges inn i en rapport, siden det gir formatet for å skissere betydelige mengder forskningsdata, statistikk, metoder og resultater. Et brev, derimot, er nyttig for å kommunisere en kort oppsummering av forskningen. Andre typer informasjon som vanligvis kommuniseres i en rapport inkluderer strategiske planer, salgsrapporter, compliancerapporter og markedsføringsplaner.

Formalitet

Bruk en bedriftsrapport, i stedet for et brev, er skrivingen din formell. Mens du kanskje bruker "Jeg" eller "deg" fritt i et brev, er en rapport mindre personlig. En rapport er skrevet i en objektiv tone, og rapporterer fakta i stedet for å formidle meninger. Hvis du ønsker å inkludere en mening med rapporten, skriv dette i et brev som følger med rapporten. Hvis materialene du presenterer krever sitater til eksterne kilder, er en rapport det riktige formatet for å gjøre dette også. Avhengig av stilen foretrukket av firmaet ditt, legg inn sitater i teksten i rapporten, i fotnoter eller i slutten av rapporten.